0527 61 47 67
Stuur ons een e-mail
Support
Aanmelden nieuwsbrief

naar overzicht

Wat is er mis met spreadsheets voor projectbewaking?

Spreadsheets.png

Iedereen wordt er tegenwoordig dagelijks mee geconfronteerd. De kranten staan er vol mee. Bedrijven en merken die een korte periode geleden nog als ‘zeer succesvol’ werden gekenmerkt, verkeren nu in zwaar weer. Surseance van betaling, faillissement, afslanking, reorganisatie, ga zo maar door. Het zijn lastige tijden, maar wat hebben de bedrijven of merken die het niet redden met elkaar gemeen? Heeft het te maken met de wijze waarop ze omgaan met projectbewaking?

Waarom kan dit zo snel gebeuren?
Daar zijn een aantal redenen voor aan te merken. De belangrijkste is dat de wereld om ons heen zeer snel verandert. Dit geldt misschien wel het meest op technologisch gebied, waar veel bedrijven dan ook achterlopen. Hierdoor stuurt het management niet altijd op de juiste informatie. Simpelweg omdat informatie te laat beschikbaar is of niet voorziet in de juiste behoefte. Het ERP-systeem dat deze informatie heeft aangeleverd is alweer enkele jaren geleden geïmplementeerd. En het aanpassen van dat ERP-systeem aan de vraag van vandaag vraagt investering van tijd en geld, waardoor het liever nog even wordt uitgesteld.

Wat betekent dit voor projectbewaking?
Ook bij projecten is er sprake van het gebruik van technologie en de mate waarin de juiste informatie beschikbaar is. Ook kan gebruik van technologie gedurende het project al verouderd kan zijn. Daarom moet ook bij het bewaken van projecten sprake zijn van tijdige, accurate informatie welke voldoet aan de behoefte. En niet alleen aan de behoefte van gisteren, maar zeker aan de behoefte van vandaag en van morgen. Dit vraagt om een flexibele aanpak. De projectbewaking moet niet 'in beton gegoten zijn', maar juist flexibel van aard. Wat is in de praktijk nu flexibeler dan spreadsheets?

Betekent dat projectbewaking per definitie met behulp van spreadsheets moet gebeuren?
Nee, dat is niet de oplossing. Spreadsheets zijn flexibel, daar is geen discussie over mogelijk. Maar naast flexibiliteit is er een belangrijk kenmerk waar spreadsheets niet aan kunnen voldoen. Bouwbedrijven voeren niet één project uit, maar gelijktijdig een groot scala aan projecten. Elk van deze projecten staat op zich, bevindt zich in zijn eigen fase, met een eigen budget, doorlooptijd, scope enzovoort. Op bedrijfsniveau is het van het grootste belang dat deze projecten op dezelfde wijze gerapporteerd worden. Niet alleen op het gebied van presentatie, maar zeker op het gebied van interpretatie. Projecten moeten met elkaar vergeleken kunnen worden, kengetallen moeten gelden voor elk project, zodat hierdoor op eenvoudige wijze afwijkingen geconstateerd kunnen worden en tijdig kan worden bijgestuurd.

Daarnaast kunnen spreadsheets niet ‘’praten’’ met andere systemen, waardoor er veel moet worden geknipt en -plakt of worden overgetypt. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. En dat terwijl projectbewaking juist vraagt om snel bij kunnen sturen. Dat is natuurlijk alleen mogelijk wanneer je snel over de juiste informatie beschikt!

Hoe zorg je dan wel voor goede projectbewaking?
Goede projectbewaking is daarom gestoeld op twee belangrijke pijlers. Ten eerste de juiste organisatie en werkwijze, zodat informatie tijdig wordt aangeleverd. Daarnaast het juiste gereedschap, om de projectbewaking aan te laten sluiten met de behoefte van de organisatie, waarmee het mogelijk is om aan een veranderende vraag te kunnen voldoen. Projectbewaking moet tegen lage kosten aan te passen zijn aan de behoefte van vandaag, waarbij gewaarborgd blijft dat deze aanpassingen gelden voor alle projecten.

Benieuwd hoe onze software jouw bedrijf kan helpen bij het bewaken van projecten? Lees er hier alles over of neem contact met ons op. We helpen je graag verder!

gerelateerde blogs

Risicomanagement: <b>Gezond verstand</b>

Risicomanagement: Gezond verstand

Risicomanagement is een hot topic bij DB (FMO)-contracten. Want wat je precies tegenkomt tijdens de bouw, weet niemand. En hoe een gebouw over twintig jaar precies onderhouden wordt, al helemaal niet. Als je de risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen eenmaal goed in kaart hebt gebracht, dan is risicomanagement, net als ieder ander werkproces, eenvoudig in te richten met een softwaretool.

Van calculator naar <b>kostendeskundige</b>

Van calculator naar kostendeskundige

Onder invloed van BIM veranderen werkprocessen en daarmee de werkzaamheden van allerlei mensen in de bouw. Calculatoren bijvoorbeeld. Hun specialistische kennis kan grotendeels worden vastgelegd in een receptenbibliotheek. Maar dat wil niet zeggen dat hun werk verloren gaat, het wordt volgens mij juist leuker!

Voor alle <b>spreadsheets</b> en formulieren een <b>app</b>?

Voor alle spreadsheets en formulieren een app?

Het fenomeen ‘apps’ is natuurlijk niks nieuws. Maar gaan apps de bouw verlossen van de stapels papier die dagelijks van en naar kantoor gaan? Dat is de boodschap die veel app bouwers verkondigen. En door veel aannemers wordt bevestigd. Natuurlijk hebben ze daar voor een groot deel gelijk in!

Evenementen

Webinar_materieelverhuur_klein

Webinar | Materieelverhuur in Metacom: een optimaal proces

Materiaal en materieel zijn kostbare activa binnen jouw organisatie. Dit wil je goed kunnen beheren, om het zo optimaal mogelijk in te zetten. Waar is het, wat kost het, wat zijn de opbrengsten? Optimaliseer daarom je materieelverhuur proces met Metacom.

Lees verder

case studies

Realtime inzicht in logistieke planning

bekijk de case study

nieuws

VanVelsen-mtco

Digitaliseren van kritische bedrijfsprocessen essentieel voor veel bedrijven in de gww | Van Velsen Reflectielijnen

“Duizenden werkopdrachten per jaar en een veelvoud aan werkdocumenten die van de buiten- naar de binnendienst gaan en verwerkt moesten worden. Dat kan handiger”, dacht Jasper van Wilsem, controller bij Van Velsen Reflectielijnen (VVR). Het bedrijf is gespecialiseerd in het aanbrengen van belijning en markering. Vanaf 2018 heeft VVR met Van Meijel Automatisering een ware professionaliseringsslag ingezet, waarbij diverse documentstromen gedigitaliseerd zijn, waaronder het werkbonnenproces.

Lees verder