Digitaliseren is veranderen. Hoe werkt veranderen bij mensen?

Verandering? Liever niet

Van nature houden mensen niet van verandering. Sterker nog: de meeste mensen hebben een hekel aan verandering. Verandering kan mensen namelijk het gevoel geven dat ze zekerheden op het spel zetten. En dat vindt niet iedereen fijn. Weten waar je aan toe bent en ‘dingen doen zoals we het altijd al gedaan hebben’ heeft nou eenmaal iets prettigs.

Weerstand begrijpen met de verandercurve

Wanneer je als organisatie een verandering ondergaat die veel impact heeft, maken de mensen in je organisatie een aantal verschillende fasen en emoties mee: zie de Kübler-Ross verandercurve. Deze fasen zijn niet in beton gegoten, en worden niet altijd opeenvolgend doorlopen. De invloed van de verandering op iemands werkzaamheden (hoeveel moet men loslaten) en de flexibiliteit bepalen voor een groot deel hoe intensief iemand de curve doorloopt. Hoe herken je een fase? En wat kun je doen?

Fase 1: Ongeloof

De (verander)informatie is nieuw. Mensen beseffen dat ze oude werkwijzen en gewoonten los moeten laten. Dit voelt als een bedreiging. Wat gebeurt er? Mensen negeren de informatie (on)bewust om het ‘slechte’ nieuws op afstand te houden.
Wat kun je doen? Schets een zo concreet mogelijk beeld van de toekomst en vertel waarom het veranderpad richting deze toekomst nodig is. Zet in op de kracht van herhaling: blijf deze boodschap herhalen. Doe dit 1.000 x vaker dan dat je denkt dat dit nodig is.

Fase 2: Boosheid

De mensen zijn boos dat de beslissing voor hun is genomen en vertonen slachtoffergedrag.
Wat kun je doen? Heb begrip voor de emotie en geef die ook de ruimte. Laat ze uitrazen. Onderzoek waar het écht om gaat. Luister. Het is niet effectief om de emotionele reactie met rationele argumenten te beantwoorden. Mensen een uitlaatklep geven en duidelijk maken dat de negatieve geluiden gehoord worden is vaak genoeg.

Fase 3: Onderhandelen

Mensen proberen een alternatief te verzinnen, die voor hen minder erg lijkt.
Wat kun je doen? Maak duidelijk dat de verandering onvermijdelijk is. Het is meegaan of afscheid nemen. En dat laatste zullen sommigen ook doen. En dat is oké. Van de mensen die meegaan verwacht je inzet en commitment.

Fase 4: Depressie

Bij een verandering met veel impact breekt op een gegeven moment de zogeheten ‘depressiefase’ aan. Hoe diep iemand in deze fase beland is afhankelijk van veel factoren. De kunst is om deze fase zo kort en ondiep mogelijk te maken. In deze fase begrijpen mensen dat er geen ontkomen meer aan is en ze voelen zich ellendig.
Wat kun je doen? Geef de mensen de ruimte om te treuren. Blijf in gesprek. Laat merken dat ze erbij horen en verwacht van ze dat ze mee blijven doen.

Fase 5: Aanvaarding

Langzamerhand wordt men weer actief. Ze beseffen dat ze zelf een rol spelen in hun lot. Dit is een proces met vallen en opstaan.
Wat kun je doen? Focus op de successen en blijf deze vieren. Wijs bij een terugval op het reeds bereikte. Doe dit samen met het hele team.

Weerstand is een teken van groei

Weerstand wordt vaak gezien als onwil om te leren of onvermogen om te veranderen maar dat is lang niet altijd het geval. Weerstand is vaak een indicator dat mensen op weg zijn naar het volgende niveau in hun ontwikkeling.

Geef mensen de tijd

Als er een verandering aankomt, hebben mensen de tijd nodig om aan het nieuwe idee te wennen. Belangrijk is dat je die tijd geeft zodat ieder de fasen van de verandercurve kan doorlopen. Sla je een fase over, of geef je er te weinig aandacht en tijd aan? Dan bestaat er een grote kans dat je mensen verliest in het proces.

Valkuil: projectteam loopt voor

Een grote valkuil kan zijn dat de directie en het projectteam, die al langer met met de verandering bezig zijn, veel verder in het veranderproces zitten dan de rest van de organisatie. Hierdoor kan het zijn dat de rest van de organisatie niet de tijd krijgt die nodig is. Houd hier rekening mee en geef iedereen de tijd om de hele verandercurve door te maken.

Verandering omarmen

Je hebt nu een hoop ‘to-do’s’ geleerd op het gebied van verandering met je mensen. Door adequaat te handelen als betrokkene bij een verandertraject, kun je de curve sneller en minder diep maken voor mensen. Denk daarom altijd aan:

• Eerlijkheid en duidelijkheid
• ‘Zacht veranderen’
• Rekening houden met de verandercurve
• In gesprek blijven en erover praten. Ook samen met het team
• Een duidelijke keuze geven: meedoen of niet
• En vooral: medewerkers zo vroeg mogelijk bij de verandering betrekken

Op deze manier wordt verandering binnen jouw organisatie, vroeg of laat, een omarmd succes wat je sàmen doet.