VanMeijel Automatisering bouwt met input van uitvoerders van VolkerWessels een nieuwe bouwplaatsmodule

Digitalisatie
“Digitalisatie is enorm belangrijk binnen onze divisie”, zegt Hugo van Haaren, projectmanager bij Divisie Infrastructuur VolkerWessels. “We willen ons werk namelijk sneller, efficiënter én foutlozer maken.” Hugo licht toe dat uit een eerdere analyse is gebleken dat met name de uitvoerders veel tijd kwijt zijn aan administratieve taken. “Dat kan beslist slimmer. Dus zijn we met de input uit dat onderzoek samen met VanMeijel gaan kijken waar we het proces kunnen verbeteren en wat we kunnen digitaliseren.” Nou is de Nederlandse bouwsector behoorlijk traditioneel en dan is digitaliseren best een dingetje, weet Hugo. “Dus vonden wij het erg belangrijk dat we het niet alleen vóór de uitvoerders, maar vooral dóór de uitvoerders zouden laten ontwikkelen. Zij moeten er straks uiteindelijk dagelijks mee aan de slag.”

Sterke groep key-users
KWS en Van Hattum en Blankevoort (VHB), beide organisaties die met vestigingen door het hele land behoorlijk decentraal georganiseerd zijn, stelden daarom een sterke groep key-users samen. “Uit elke vestiging van KWS en van VHB hebben we een uitvoerder aan ons projectteam toegevoegd. In het projectteam zitten verder ook twee functioneel applicatiebeheerders (die Metacom beheren en meedraaien in dit nieuwe project Bouwplaats Online). Naast mij als projectmanager, zitten er verder ook een business analist en ERP consulant vanuit de divisie en een consultant van VanMeijel bij. Gedurende een jaar zijn we elke twee weken een ochtend bij elkaar gekomen. Met elkaar hebben we vastgesteld hoe de software zou moeten werken. Als uitgangspunt daarbij hebben we de standaard bouwplaatsmodule uit de Bizzstream applicatie van VanMeijel Automatisering gebruikt. Op basis van de input van de uitvoerders zijn we vervolgens samen met een consultant van VanMeijel de software verder gaan ontwikkelen. De backlog met wensen en eisen vanuit de key-user groep is vervolgens op basis van prioriteit geïmplementeerd in Bouwplaats Online.”

Bouwplaatsmodule
Hugo legt uit dat er elke paar weken een nieuwe functionaliteit beschikbaar kwam in de bouwplaatsmodule. “Deze werd dan weer getest en vervolgens gebruikt door de uitvoerders uit de key-user groep en zo werd de software steeds verder ontwikkeld. Met als resultaat dat er voor de zomer een module stond die goed genoeg was om uit te gaan rollen en door overige collega’s gebruikt te worden. Per vestiging hebben we trainingen georganiseerd, zowel fysiek als online, waarbij de functioneel applicatiebeheerders uitleggen hoe alles werkt. Vervolgens gaan de mensen er zelf mee aan de slag in de dagelijkse praktijk.” VolkerWessels heeft een digitaliseringsprogramma (NEXT), waarbij het adoptieteam helpt om eventuele weerstand weg te nemen en te helpen bij de communicatie en de trainingen. “Het is tenslotte best een traditionele branche waarin we zitten dus zorgen we dat iedereen langzaam maar zeker omgezet wordt van de oude Bouwplaatsmodule in Metacom, naar de nieuwe Bouwplaats Online. Gelukkig kunnen beide applicaties naast elkaar bestaan en zien we dat het goed loopt. We verwachten dat het eerste kwartaal van 2024 iedereen binnen KWS en VHB (zo’n 600 mensen) het heeft geïmplementeerd in het dagelijkse werkproces. Voor de vragen die er zijn hebben we een laagdrempelige supportorganisatie ingericht: iedereen kan daar zijn vragen stellen en zowel de vragen als antwoorden worden gedeeld zodat de kennisdeling makkelijk op gang komt.” Hugo benadrukt dat de key-users een grote, beslissende rol hebben gespeeld bij het eindresultaat. “Wij hebben het gefaciliteerd, met hulp van VanMeijel, maar zij hebben het in feite bedacht. Door samen prioriteiten aan te brengen, scherp te zijn en kritisch te blijven, staat er nu een uitstekende nieuwe bouwplaatsmodule.”

Simpel, snel, efficiënt en overzichtelijk
De voordelen van Bouwplaats Online voor de uitvoerder zijn legio. “De look & feel van de software is veel beter, waardoor het een stuk laagdrempeliger is om er mee van start te gaan en het is eenvoudiger om mee te werken. Bouwplaats Online is beschikbaar via de browser, dus kan vanaf elke laptop, tablet of telefoon gebruikt worden. Eén van de grootste voordelen is dat er meer informatie beschikbaar is, waardoor het proces van invoeren naar goedkeuren enorm vereenvoudigd is. Hierdoor kan er simpel, snel, efficiënt en overzichtelijk gewerkt worden.” Hugo geeft aan dat er een mooie basis is neergezet om nog verder op door te ontwikkelen. “De grote wens is ook om het verder uit te bouwen en ook de urenregistratie aan te gaan pakken. Het mooie is dat we hier een begin hebben gemaakt door een aantal processen te standaardiseren, binnen twee bedrijven met toch wel ieder hun eigen cultuur en werkwijze. Binnen Bouwplaats Online werken we nu op dezelfde manier, wat gunstig is voor de gehele groep. We zullen de standaardisatie dan ook geleidelijk verder gaan doorvoeren en daar hebben we VanMeijel Automatisering weer hard bij nodig!”