Van Doorn Geldermalsen: “We digitaliseren stapsgewijs met een visie”

“Al ver voor mijn tijd, in de jaren negentig, zijn wij in zee gegaan met VanMeijel”, begint commercieel directeur Robert van Doorn (35). “Zij leverden ons toen hun ERP-pakket Metacom. Dat platform voor digitaal bouwen gebruiken we nog steeds, maar de aard van de samenwerking is radicaal veranderd.” Dat laatste heeft alles te maken met de ontwikkeling van beide organisaties.

Digitalisering als onderdeel van de strategie

Om te beginnen met VanMeijel. De visie van de specialist in bouwautomatisering is aan de toenemende digitalisering in de bouwwereld aangepast. In de ogen van VanMeijel is digitalisering inmiddels geen kwestie meer van producten of diensten alleen, maar hoort het een wezenlijk onderdeel te zijn van de strategie van elk bouwbedrijf. Alleen zo kan een bouwbedrijf bouwen op een manier die aan de eisen van nu en van de toekomst voldoet. Daarom stelt VanMeijel zich op als innovatiepartner die bouwbedrijven helpt te transformeren naar een volledig digitaal ondersteund bouwproces.

Onze samenwerking met VanMeijel is een strategische geworden.

Tot aan de bron

Ook Van Doorn heeft zo’n ontwikkeling in visie doorgemaakt. De middelgrote aannemer is een echt familiebedrijf, vertelt Van Doorn. “Mijn opa heeft het opgericht, samen met drie van z’n broers. Destijds begonnen ze met het maaien van bermen. Inmiddels werken we met bijna 350 medewerkers onder meer aan de buitenruimte in Nederland en België. Wij ontwerpen, realiseren en onderhouden wegen, kanalen, terreinen en groenvoorzieningen.” In de loop der jaren zagen ze bij Van Doorn de digitalisering om zich heen grijpen. “Zelf deden we daar ook aan mee, maar bijvoorbeeld bij ons ERP-systeem merkten we dat maar weinig medewerkers er in het dagelijks werkproces gebruik van maakten. Het was vooral echt een IT- en administratiedingetje.” Van Doorn maakte een principiële keuze: digitalisering moest veel breder in de organisatie doorgevoerd worden. Tot aan de bron om precies te zijn. En data moesten een veel belangrijker rol gaan spelen, mits ze zouden leiden tot goede inzichten en verbeteringen.

Strategiesessie

Om een lang verhaal kort te maken, VanMeijel ging zich aanbieden als digitaliseringspartner en Van Doorn kreeg juist behoefte aan zo’n partner. Zo vonden ze elkaar. Het meest concreet kreeg deze nieuwe samenwerking gestalte in de nazomer van 2019, vertelt Van Doorn. “VanMeijel heeft onze directie in september uitgenodigd voor een strategiesessie bij hen op kantoor. Samen hebben we gekeken waar onze strategische prioriteiten liggen en hoe VanMeijel ons daarbij zou kunnen helpen. Resultaat was een transformatieplan dat ons richting gaf waar we naartoe wilden, en via welke stappen en binnen welk tijdsbestek dat mogelijk zou zijn.”

Geen big bang, maar stap voor stap digitaliseren

Dat stapsgewijze is meteen een belangrijk punt in de manier van werken van VanMeijel. Ze geloven er simpelweg niet in dat digitalisering in één klap in een hele organisatie kan worden ingevoerd. “In plaats van een big bang kiezen ze liever voor verspreiding als een olievlek”, stelt Van Doorn. “Organisch groeien dus. Om een voorbeeld te geven, uiteindelijk willen wij toe naar digitale urenregistratie voor het hele bedrijf. Maar bij de ene afdeling zit daar veel meer weerstand tegen dan bij de andere. Sommige medewerkers zijn nu eenmaal jarenlang gewend om bijvoorbeeld met Excel te werken.”

Van Doorn en VanMeijel zijn daarom klein begonnen, bij het calamiteitenbedrijf van Van Doorn. “Daar zitten mensen die bij nacht en ontij moeten werken. Bijvoorbeeld als er ergens een oliespoor op de weg moet worden weggewerkt. Op vrijdag registreerden zij hun uren. Maar als ze vervolgens in het weekend werden opgeroepen voor een calamiteit, kwamen er extra uren bij. En ook nog eens met een andere verloningsstructuur. Dat ging dan allemaal via de verantwoordelijke, de uitvoerder. Omslachtig.” Nu zetten deze medewerkers zelf de uren direct via een app in het systeem. Snel, eenvoudig én plezierig. “Plezierig voor de uitvoerder, want die wordt niet meer belast met een vervelend administratieklusje, maar ook voor de betreffende medewerker. Die krijgt immers meer verantwoordelijkheid.”

Van papieren blocnote naar app

Zo wordt langzamerhand elke afdeling van Van Doorn door VanMeijel digital proof gemaakt. Ook bij het gebruik van data biedt VanMeijel ondersteuning. Van Doorn: “We zijn wel afgestapt van het ‘meten is weten’-principe. Niet alle data blijken essentieel om tot inzichten en verbetering te komen. Bovendien zorgen veel data voor minder overzicht. Vandaar dat we met VanMeijel bezig zijn om eerst te definiëren welke inzichten we precies willen krijgen, om vervolgens te bepalen welke data daarvoor nodig zijn.”

Al deze voorbeelden maken duidelijk: de samenwerking tussen VanMeijel en Van Doorn heeft een hecht en strategisch karakter gekregen. Van Doorn besluit: “Ik daag VanMeijel graag uit om meer waardegericht te worden. Daar zijn ze aardig in geslaagd: ze adviseren ons, denken mee, geven als het moet tegengas. Maar vooral: ze bedenken bij alles wat voor ons op digitaal gebied het beste zou zijn.”

Dit artikel is verschenen in de Cobouw op donderdag 16 april 2020.