E-facturatie: voor iedereen geschikt dus start er nu mee!

Marcel van Wensem van eConnect (een bedrijf dat bezig is om één van de meest belangrijke en tijdrovende bedrijfsprocessen te moderniseren: namelijk het geheel elektronisch maken van het administratieproces: machine2machine) beaamt dat er op administratief gebied nog veel winst te behalen valt. “Iedere organisatie verwerkt facturen. Onze missie is dan ook: een automatische administratie voor iedereen, inclusief e-facturatie.” En met iedereen, bedoelt hij dus niet alleen de grote bouwers of gebruikers van VanMeijel software, maar ook de kleine zzp’ers die nu af en toe een factuur als pdf via een mailtje verstuurt.

Wat is nou precies e-facturatie?

Ruisch wil allereerst duidelijk maken wat onder e-facturatie verstaan wordt. “Wij bedoelen daarmee dat je in het administratieve systeem aangeeft dat een factuur definitief is en dat die factuur -zonder dat daar verder menselijk handelen aan te pas komt- wordt afgeleverd in het systeem van de ontvangende partij, als boeking of via een fiatteringssysteem. Pas dan ben je echt goed bezig op het gebied van kostenbesparing, efficiëntie en foutreductie.” Maar hoe krijgen we de sector van zijn koudwatervrees af?”

E-facturatie: kostenbesparend, efficiënt en foutreducerend

Onwetendheid

Van Wensem merkt dat de eerste drempel ‘wat moeten we ervoor doen om het allemaal in te regelen’ makkelijk te nemen is. “Die angst berust vaak op onwetendheid. In veel software-/boekhoudpakketten zit namelijk al een manier om een factuur ook echt via een veilig netwerk elektronisch af te leveren. Kwestie van een kleine handeling van de gebruiker om iets om te zetten en het in gebruik te nemen. Het besef dat ze eenvoudig iets kunnen automatiseren in de software waarmee ze gewend zijn te werken, draagt bij aan het daadwerkelijk gebruiken ervan.”

Standaardisatie

Ook standaardisatie is een manier die positief bijdraagt aan de automatiseringsslag die bedrijven moeten gaan maken. Want het werkt stagnerend als er op diverse manieren gefactureerd wordt. Van Wensem: “Wij maken een einde aan de diverse typen formaten door deze te normaliseren naar een standaard die een ontvangend pakket aan kan, bijvoorbeeld Peppol en DICO.” Ruisch weet te vertellen dat inmiddels al zo’n 50 à 60% van de branche met DICO werkt. “Die standaard is geaccepteerd en omarmd door de bouwsector.” Los van het bestandsformaat moet dat dat ook voor het netwerk gelden, vindt Van Wensem. “Je moet de complexiteit én de onzekerheid voor de gebruiker eruit halen zodat dát geen belemmering meer is.”

Juistheid, tijdigheid en volledigheid

“Het gaat om juistheid, tijdigheid en volledigheid”, weet Van Wensem. “En precies aan alle drie deze voorwaarden wordt per direct voldaan wanneer je aan e-facturatie doet.” Ruisch licht toe: “Als een e-factuur via een betrouwbaar e-facturatienetwerk komt, dan weet je zeker dat alles op de factuur (zoals leverancier, factuurinhoud etc.) geverifieerd is. Ook alle regelinformatie met orders staan al op de factuur, waardoor factuurmatching met het orderproces ook nog geautomatiseerd zou kunnen worden. Want de enorme winst die er te behalen is, reikt verder dan alleen facturatie.” Het Metacom platform van VanMeijel is zo’n alles-in-één-systeem dat de administratieve last van o.a. aannemers aanzienlijk verlaagt.

Integreren van e-facturatie in software

De e-facturatie oplossing van eConnect wordt achter de schermen geïntegreerd in Metacom. “De gebruiker merkt hier niks van,” zegt Van Wensem. “Ik vergelijk het altijd met bellen via je mobiel: ongeacht het type telefoon of het netwerk waar je mee belt: je krijgt elkaar gewoon te spreken. Zo werken wij in feite ook: “eConnect is de software die de te verwerken factuur (inkomend of versturend) afhandelt in het ERP-systeem.” Deze superlaagdrempelige manier van e-facturatie draagt bij aan het succes en de acceptatie ervan. “Het is dus écht voor iedereen!”, zegt Ruisch tot slot.