Digitaliseren van kritische bedrijfsprocessen essentieel voor veel bedrijven in de GWW
“Duizenden werkopdrachten per jaar en een veelvoud aan werkdocumenten die van de buiten- naar de binnendienst gaan en verwerkt moesten worden. Dat kan handiger”, dacht Jasper van Wilsem, controller bij Van Velsen Reflectielijnen (VVR). Het bedrijf is gespecialiseerd in het aanbrengen van belijning en markering. Vanaf 2018 heeft VVR met Van Meijel Automatisering een ware professionaliseringsslag ingezet, waarbij diverse documentstromen gedigitaliseerd zijn, waaronder het werkbonnenproces.
Kritisch bedrijfsproces
Het werkbonnenproces -dat bestaat uit planning, uitvoering en afrekening- is een essentieel en kritisch bedrijfsproces voor veel bedrijven in de gww en aanverwante sectoren. “Met Metacom Online, het cloud platform van VanMeijel dat speciaal is toegespitst op de complexiteit en dynamiek in de bouw, zijn diverse documentstromen gedigitaliseerd. Vóór de implementatie van het werkbonnenproces in Metacom Online, werden werkbonnen geprint en aan medewerkers overhandigd. De uitgevoerde prestaties werden door de voorman handmatig op de werkbon ingevuld. Vervolgens werd de werkbon gecontroleerd door de werkvoorbereiding waarna deze bij de administratie belandde. Zij maakten de vertaalslag door de uitgevoerde prestaties om te rekenen en handmatig in te vullen bij de juiste besteksposten in Metacom (het ERP pakket) waartegen werd afgerekend. Een omslachtig, tijdrovend, lastig beheersbaar en foutgevoelig proces, ondanks de toppers op onze administratieve afdeling”, zegt Van Wilsem.
Alles vanuit één omgeving
“Alle formulieren, van de planning tot de uiteindelijke factuur zijn inmiddels gedigitaliseerd, waarbij de integratie tussen Metacom en Metacom Online elkaar versterken”, zegt Van Wilsem. “Dat zorgt voor een gestroomlijnd proces: medewerkers vullen met behulp van een tablet de digitale werkbon in. Daarbij zijn ruim 500 prestaties/type werkzaamheden vooraf gedefinieerd. Eenmaal ingevuld samen met het certificeringsformulier, wordt de werkbon op basis van een procuratieschema goedgekeurd. Op basis van uitvoeringsproject-deelproject worden de werkbonnen gebundeld tot een afrekendocument, waarbij de prestaties automatisch worden omgerekend naar de eenheid van de bestekscode. Als het overzicht compleet is, wordt er vanuit Metacom Online een facturatievoorstel naar de opdrachtgever gestuurd, gevolgd door een verkoopfactuur. Daarna wordt de opbrengstboeking gejournaliseerd.”
Door voormannen, uitvoerders, werkvoorbereiders en calculatoren volop bij dit proces te betrekken, hebben we draagvlak gecreëerd
Betrokkenheid en draagvlak
“Geen papier? Dat was best even schrikken voor sommige medewerkers”, zegt Van Wilsem, “maar door voormannen, uitvoerders, werkvoorbereiders en calculatoren volop bij dit proces te betrekken, hebben we draagvlak gecreëerd. Op basis van hun input en de mogelijkheden van Metacom Online is er een maatwerk oplossing geïmplementeerd. Laagdrempelig in gebruik, maar met de nodige complexiteit op de achtergrond waardoor we altijd en overal toegang hebben tot ons meest kritische proces. Het geeft ons meer gebruiksgemak, overzicht en controle.” Van Wilsem is erg te spreken over de samenwerking met VanMeijel: “Alles is in overleg ontwikkeld, vlot geïmplementeerd en het product wordt nog steeds geoptimaliseerd. We werken dan ook samen met VanMeijel aan de verdere digitalisering van onze processen.
Dit artikel is een samenwerking met GWW magazine, online en hard copy verschenen in editie #3 2022.
