Digitaal innoveren met VanMeijel

Hoe onderscheidt VanMeijel zich in de markt?

Het aanbod in de markt blijft groeien en daarmee ook een breed scala aan functionaliteiten. Alles kunnen bieden, dat is onmogelijk. Daarom hebben we bij VanMeijel ervoor gekozen om commodity functionaliteiten zoals BI of document management systemen te blijven aanbieden, maar hiervoor samenwerken met partners. Onze partners zijn experts in hun gebied en wij in het onze. Hierdoor kunnen we een ERP-systeem aanbieden waarbij we veel bieden en tegelijkertijd een intensieve samenwerking met onze klanten aan kunnen gaan.

We positioneren ons als specialist in een veranderende bouwwereld, die steeds meer beweegt van traditionele infra naar werkzaamheden rondom kabels, leidingen en onderhoud. De verschuiving van werkzaamheden vraagt om specialistische automatiseringsoplossingen die meebewegen met veranderende behoeften.

Wensen omzetten in functionaliteiten via studio’s

Maar hoe zetten we veranderende behoeften van infrabedrijven om in nieuwe functionaliteit? Daarvoor hebben wij een nieuwe werkvorm opgezet: studio's. Dit is onze manier om in co-creatie met de koplopers in de branche nieuwe toepassingen te ontwikkelen. Denk aan registraties rondom duurzaamheid en het ontlasten van de uitvoerder in zijn administratieve werkzaamheden. Maar studio’s, wat is dit precies en hoe werkt het?

Wat is een studio?

Een studio is een soort "katalysator" waarin we oplossingen realiseren voor hele concrete casussen, met uiteindelijk het doel om een oplossing te ontwikkelen, waardoor een wens omgezet wordt in functionaliteit. Wat onze aanpak uniek maakt, is dat we onze klanten onderdeel laten zijn van onze studio’s. Hierdoor past de oplossing perfect bij de uitdaging van de klant.

Verschillende onderwerpen zijn al aan bod gekomen in een studio of zijn in ontwikkeling. Denk bijvoorbeeld aan een innovatie om registraties rondom duurzaamheid mogelijk te maken, waarbij we met name het calculeren van stikstofuitstoot en CO2 makkelijk en overzichtelijk maken. Zo kun je meteen inzien wat de uitstoot bedraagt en daarmee ook het proces versnellen voor het verkrijgen van vergunningen. Een ander voorbeeld is materieelbeheer, waar we in dit artikel wat dieper op ingaan.

Studio: verbeteren werkwijze materieelbeheer

In een studio doorlopen we vier verschillende fases, namelijk: 1) Concept, 2) Bouw, 3) Implementatie en 4) Gebruik. Wat kan er verbeterd of veranderd worden in de huidige werkwijze en waaruit blijkt dat? Samen met eindgebruikers van verschillende klanten wordt er uitvoerig gebrainstormd, waarbij we samen kijken naar welke ideeën het beste aansluiten op de uitdaging die voor ons ligt. Hebben we een idee wat hier goed op aansluit? Dan gaan we door naar het maken van een businesscase en natuurlijk het ontwikkelen van een prototype.

Waarom materieelbeheer verbeteren?

Onlangs zijn we in een studio gestart om de wensen, uitdagingen en behoeften uit de praktijk te analyseren met betrekking tot het materieelbeheer. Materieelbeheer betreft alle handelingen op het gebied van inhuur, verhuur, koop en onderhoud- en certificaatbeheer van materieelstukken.

Materieel is één van de meest kostbare activa binnen een organisatie. Voor optimaal materieelbeheer heb je controle en inzicht op het beschikbare materieel nodig, zodat je naast een strakke planning ook tijdig keuringen en onderhoud kunt uitvoeren. Hiermee kan de inzet van materieel fors worden geoptimaliseerd. Hiervoor heb je wel software nodig die optimaal werkt en alles van je materieel goed in kaart brengt. In de huidige manier van werken en beschikbare oplossingen liggen nog veel verbetermogelijkheden, daarom zijn we de studio samen met diverse aannemers gestart.

Welke innovatie was er nodig?

In de praktijk bleek dat het materieelbeheer werd gedaan in meerdere systemen, spreadsheets en/of apps. Deze systemen zijn in de regel niet goed op elkaar aangesloten, waardoor er veel dubbele invoer van informatie is die bovendien onvolledig is. Daarnaast blinken huidige oplossingen niet uit in gebruiksvriendelijkheid.

Nu bekend is wat er veranderd moet worden, kunnen we door naar de volgende stap: het bouwen van de “nieuwe functionaliteit”. Door incrementeel te ontwikkelen, richten we ons steeds op datgene wat het meeste waarde oplevert voor de behoeften in de markt. We houden in deze fase intensief contact met de eindgebruikers die dagelijks te maken hebben met beheer van materieel, zodat wat we bouwen ook daadwerkelijk de behoeften van gebruikers beantwoordt.

Door deze multidisciplinaire benadering, krijgen we heel diverse inzichten en expertise, zodat we het digitaliseren van het materieelbeheer kunnen perfectioneren.

Wat kunnen we verwachten van de vernieuwde materieelbeheer oplossing?

Materieel raakt veel andere processen: planning, inkoop, onderhoud, (uren) registratie, financiële administratie. Daarom is het belangrijk de functionaliteit voor het beheren van materieel goed te integreren met deze aanverwante processen. Dit hebben we verbeterd door alle modules integraal te laten werken zodat de gebruiker in één keer alles kan zien wat betreft materieelbeheer: van verhuur tot onderhoud. Door alle informatie in één systeem beschikbaar te hebben, heb je altijd actuele informatie en verminder je de kansen op fouten door onvolledige informatie.

Implementatie

Nadat de bouwfase is afgerond, is het tijd voor de implementatie. Dit is de uiteindelijke testfase voor de klant. Tijdens het implementeren wordt er uitvoerig getest zodat we zeker weten dat de functionaliteit optimaal werkt. Na het implementeren hebben we als resultaat een goede integrale oplossing voor materieelbeheer, die gebruikers ondersteunt in het dagelijks werk. De werkdag voor mensen die dagelijks materieel beheren is slimmer, leuker en efficiënter geworden.

Hoe verder na de studio fase?

Het product, zoals voor materieelbeheer, is ontwikkeld en klaar om gebruikt te worden door de klant. De studio is in principe succesvol afgerond! Desalniettemin kunnen tijdens het gebruik nieuwe uitdagingen ontstaan. Wanneer je iets intensief gebruikt, kom je er namelijk pas echt achter wat goed werkt, wat mist of wat beter kan. Daarom hebben we een actieve feedback loop met onze ontwikkelafdeling, zodat onze oplossingen continu worden doorontwikkeld. Dit kan zich uiten in updates en kleine aanpassingen of zelfs in ideeën die weer leiden tot een nieuwe studio.

De nieuwe werkwijze met studio’s heeft inmiddels geleid tot oplossingen die direct aansluiten bij de praktijk. Wij en vele aannemers zijn enthousiast geworden om op deze manier samen te innoveren. We blijven hier dus ook mee doorgaan, zodat niet alleen wijzelf, maar vooral aannemers blijven innoveren. Zo zijn we samen klaar voor een digitale toekomst!