Projectmanagement en projectbeheersing.

Risico's in de voorbereiding

Dit aspect rondom het beheersen en managen van risico's is goed geïmplementeerd, daar gaat het over het algemeen nog goed. In elke projectmethodiek, in elk handboek, bij elk bedrijf en bij elk project van enige omvang zijn alle mogelijke risico's tijdens de voorbereiding onderkend. Bijvoorbeeld binnen Systems Engineering is veel ruimte voor het vastleggen en onderkennen van de risico's. Gekoppeld aan eisen, objecten, functies, activiteiten, planning etc. Overal kunnen op eenduidige wijze risico's worden benoemd en zichtbaar worden gemaakt. En dat is niet voor niets, het is zelfs een randvoorwaarde om een succesvol project te realiseren. Want dit betekent dat er vooraf nagedacht is over alles wat fout kan gaan. En die kennis is noodzakelijk voor het nemen van de juiste beheer(s)maatregelen.

Het nemen van beheer(s)maatregelen

Op basis van de risico's die tijdens de voorbereiding onderkend zijn, wordt door elke projectverantwoordelijke de nodige beheer(s)maatregelen genomen. Er wordt extra geld geclaimed, extra management, hogere frequentie van rapportage en verantwoording, extra projectadministratie, enzovoort. Het scala van beheer(s)maatregelen die genomen kunnen worden om het project goed te beheersen is groot. Hier is echter wel een grote kanttekening bij te plaatsen. Welke van deze maatregelen zijn feitelijk de normale procedures die gelden voor alle projecten? En welke van deze maatregelen zijn daadwerkelijk geïmplementeerd in dit project voor het beheersen van specifieke risico's? Oftewel, in hoeverre worden er maatregelen genomen die specifiek zijn toegespitst op het beheersen van dit ene project?

Risico's tijdens de uitvoering

Kenmerkend voor de uitvoering van een project is dat het NU moet gebeuren. Het grootste deel van het budget wordt nu uitgegeven, de planning is krap, resources zijn beperkt beschikbaar enzovoort. Dit is dus ook het moment dat de meeste risico's zich openbaren en een negatieve invloed kunnen hebben op het projectresultaat.

En wat heeft de projectleider of uitvoerder nu aan gereedschap beschikbaar om risico's te managen?

Ja, de vooraf onderkende risico's en de genomen beheer(s)maatregelen zijn keurig vastgelegd in een document. Dat misschien in geprinte vorm op het werk beschikbaar is. Of als digitaal document in een mapje op de laptop.
Maar juist nu wil je dat de risico's die zich voordoen snel vastgelegd, gewaardeerd en gerapporteerd worden, zodat NU ook de nodige maatregelen getroffen kunnen worden. Want snel en adequaat reageren is tijdens deze fase van groot belang, zo niet van levensbelang.

Kenmerkend voor de uitvoering van een project is dat het nù moet gebeuren. Dan wil je ook nù de nodige maatregelen kunnen treffen, en de risico's beheersen.

Wat gaat er mis met het beheersen van risico's tijdens de uitvoering?

Wat nu nodig is, is integrale beheersing van de uitvoering. Eén omgeving waarin alle betrokken partijen alle informatie kunnen vastleggen, waarderen en rapporteren. Op basis waarvan snel de juiste beslissingen en acties uitgezet worden. Maar juist in deze fase van het project is er sprake van gebrekkige ondersteuning. De praktijk van alledag is als volgt: projectbewaking vindt plaats in een spreadsheet. Elke maand een nieuw document. Verschillende gebruikers met verschillende versies en lange doorlooptijden om de spreadsheets te verwerken. Zelfs al is de uitvoering in staat om in deze situatie een risico te melden of te rapporteren, dan nog duurt het lang voordat er maatregelen genomen worden. Het gevolg hiervan is dat de uitvoering vaak gedwongen is om zelf te 'dealen' met deze risico's. Dat betekent improviseren en ad hoc beslissingen nemen, wat niet altijd zorgt voor het beste resultaat.

De rol van Cost Control in projectbeheersing

Cost Control is bedoeld om tijdens de uitvoering de betrokken partijen (zoals uitvoering, projectleiding, inkoop, financieel en management) integraal samen te laten werken en inzicht te geven in het project. Waarbij alle aspecten van het project een eigen plek kunnen krijgen. Hierbij gaat het niet alleen om aspecten als budget, meer- en minderwerk, projectcontracten, producties en de geboekte uren en kosten. Ook risico's en de waardering hiervan hebben een duidelijke plek binnen Cost Control. Daarbij is Cost Control dermate flexibel van opzet dat risico's op die wijze en plaats binnen het project geïmplementeerd kunnen worden die wenselijk zijn. Passend binnen de organisatie, maar op een vaste plaats binnen alle projecten. Zodat ook tijdens de uitvoering het onderkennen van en omgaan met risico's een duidelijke en herkenbare plaats krijgen.

Meer lezen? Bekijk onze pagina's over cost control of over projectbewaking.