0527 61 47 67
Stuur ons een e-mail
Support
Aanmelden nieuwsbrief

naar overzicht

Vier (beste) redenen om werkbonnen te digitaliseren

header blog werkbonnen

Of je nu wilt (blijven) groeien of de concurrentie wilt ontstijgen, digitalisering is de weg naar de toekomst. Eén van de processen waar we dagelijks mee te maken hebben is het werkbonnenproces. Het goed invullen van een werkbon is een papier verslindende en tijdrovende taak. Om nog te zwijgen over de repetitieve handelingen die nodig zijn voordat de werkzaamheden hun weg hebben gevonden naar een factuur. Kortom, of het nu je eerste digitale app wordt, of dat je al goed op weg bent je administratie naar een hoger plan te tillen, urenregistratie is de ideale kandidaat voor digitalisering. In deze blog geven we vier redenen waarom.

1. Geen last meer van gemorste koffie of lekkende inkt met digitale werkbonnen

Als bouwers weten we dat de fysieke wereld onderhevig is aan schade en slijtage. Papier is als materiaal nog eens extra kwetsbaar. Toch gebruiken we het dagelijks om onze gewerkte uren door te voeren. Een lekkende pen, omgevallen thermoskan of een simpele regenbui zorgen ervoor dat een inzet onleesbaar wordt. En als een urenbriefje wel is ingevuld met schone handen en een leesbaar handschrift, kan deze alsnog verloren raken in de rest van de administratie. 

Door werkbonnen geheel digitaal te verwerken zijn we van die problemen af: in de digitale wereld heeft iedereen hetzelfde ‘handschrift’ en blijven documenten zo lang bestaan als nodig. Daarnaast is er nog nooit koffie geknoeid in de cloud! 
 

2. Overal werkbonnen verwerken: op kantoor, in de werkbus of op de bank. 

De ouderwetse papieren variant van de werkbon is beschikbaar op één plek op de wereld. In eerste instantie bij degene die het werk uitvoert. Daarna pas bij een uitvoerder, projectleider of iemand van de binnendienst. Eén iemand heeft dus steeds inzicht. Pas nadat de uren (opnieuw) zijn ingevoerd of overgenomen, komen problemen aan het licht. Voordat geregistreerde uren dan facturabel zijn ben je een hele tijd verder.   

Zelf een digitale werkbon maken kan overal waar een computer, tablet of mobiele telefoon beschikbaar is. Op het moment van opslaan zijn de gegevens direct beschikbaar voor de uitvoerder, administratie en zelfs directeur, allemaal binnen hetzelfde systeem. Zo heeft Iedereen direct een overzicht van de gewerkte uren, ook al bevinden projecten zich aan de andere kant van het land. 
 

3. Nooit meer fysiek werkbonnen inleveren

De papieren werkbonnen moeten op tijd bij de administratie zijn, dus moeten ze daar worden ingeleverd. Dat betekent soms op vrijdag nog een fikse omweg om langs kantoor te gaan en de werkbonnen netjes af te leveren. Dat kost een hoop tijd, geld en kan soms voor ergernis zorgen op de administratie wanneer de werkbonnen niet of niet op tijd worden ingeleverd. Het wordt voor iedereen een stuk makkelijker en leuker als alles netjes dagelijks digitaal kan worden bijgehouden.
 

4. Van opdracht naar factuur

Door het gebruik van een werkbonnen app wordt urenregistratie dus makkelijker en minder foutgevoelig. Als daarbij gekozen wordt voor een flexibel platform waar processen gekoppeld kunnen worden, kan een digitale werkbon na goedkeuring automatisch op bijvoorbeeld een digitale factuur landen. Hierdoor ben je minder tijd en geld kwijt aan administratieve taken en kun je bovendien snel schakelen op behaalde resultaten. 

Al met al levert het behoorlijk wat voordelen op om werkbonnen te digitaliseren. Het is ook nog eens een mooi proces om de eerste stappen naar digitalisatie te zetten, zodat je dit steeds verder kunt uitbreiden. Dan zul je merken dat je tijd en geld bespaart, maar ook veel meer inzicht en overzicht hebt. Precies wat een bedrijf in de bouw of infra nodig heeft voor een rooskleurige toekomst!

Weten welke urenregistratie oplossing het meest geschikt is voor jouw bedrijf? Bekijk dan hier onze producten.

gerelateerde blogs

Evenementen

case studies

beens-header-klein

Beens Groep kiest voor meer inzicht met Metacom+ Projecten

bekijk de case study

nieuws

Header instructievideo's calculatie

Instructievideo’s: wegwijs in Metacom Calculatie XE in 8 stappen

Wij vinden het belangrijk dat gebruikers van Metacom goed en makkelijk kunnen werken. Daarom maken we diverse instructievideo’s. Hiermee kun jij vlot aan de slag én kun je dus tijd kunt besparen. Met deze nieuwe reeks ben je in 8 snelle stappen wegwijs in Metacom Calculatie XE.

Lees verder