Kosten beheren of beheersen? Van Cost Control naar Cost Management
Cost Control en Cost Management zijn termen die binnen de Bedrijfskunde veel worden gebruikt. Als je kijkt naar jouw organisatie, welke term wordt gebruikt binnen jouw bedrijf? En heeft iedereen het over hetzelfde? In dit artikel ga ik in over de verschillen en waarom juiste keuzes jouw bedrijf kan helpen om succesvoller te opereren.
Ik heb drie dochters. Twee hiervan wonen inmiddels uit huis. Toen zij nog mee op vakantie gingen kregen ze altijd vakantiegeld. De oudste wist precies wat ze had, wat ze van opa’s en oma’s had gekregen en wat ze zo per dag uit kon geven om de vakantie door te komen. Bonnetjes van aankopen werden bewaard zodat er teruggekeken kon worden. Als er een tekort ontstond, dan was dit vooraf bekend en kon hierop geanticipeerd worden (meestal door papa lief aan te kijken). Dochter twee was anders… Als we geluk hadden, stopte ze het in een portemonnee die ze per definitie kwijt was. Een winkel op de eerste dag was de doodsteek voor het vakantiebudget. Bonnetjes? Iets ruilen betekende dat je bij de aankoop niet had opgelet! Aan de andere kant, dochter twee was goed in onderhandelen. Zelf de meest gewiekste verkoper met armbanden, zonnebrillen op het strand, werd gillend gek als ze voor de vierde keer wegliep zonder iets te kopen.
Iedere dame had dus een eigen kwaliteit. Maar wat nu als we die twee konden combineren? Was er dan meer mogelijk binnen hetzelfde budget? Feitelijk zijn dit de vragen die ook in het bedrijfsleven worden gesteld. Want beheersing en het combineren van vaardigheden en inzichten leiden tot een optimale kostenperformance. Bij ieder project wordt het succes bepaald door de scope, de tijd en het budget. Een wijziging van het ene heeft gevolgen voor het andere. Het beheersen van je budget op ieder aspect is daarom cruciaal, en dan maakt het niet zoveel uit of dit het familiebudget voor een vakantie betreft, of de het budget van een onderneming. Toch wordt lang niet ieder project succesvol afgerond of opereert niet ieder bedrijf optimaal. De oorzaken hiervoor zijn divers en risico’s kunnen tijdens de uitvoering van een project ontstaan. Er zijn ook zaken die bouwbedrijven zelf kunnen doen. Daarbij is het goed om onderscheid te maken tussen Cost Control, het controleren van kosten, en Cost Management, het beheersen van kosten.
In de bedrijfskunde wordt Cost Control gedefinieerd als het streven naar een verlaging van de productiekosten van een product, activiteit of dienst, zonder dat hierdoor de kwaliteit van de output wordt beïnvloed. Feitelijk gaat het om het meten en beoordelen van de verwachte en daadwerkelijke kosten van een project en het herleiden van de oorzaken hiervan. Cost Control haalt onnodige kosten uit het proces, onder andere door kwaliteitsmanagement, procesverbeteringen en inkoopmanagement. Cost Management is daarentegen het totaal van activiteiten dat erop gericht is om het budget van een bedrijf te plannen en te beheersen. Cost Management gaat hiermee verder dan Cost Control en omvat feitelijk alle activiteiten gericht op inzicht en beheersing, zoals planning, begrotingen, budgettering en financiering. In de bouw sector is Cost Control hiermee een set van activiteiten rondom een specifiek project, waarbij Cost Management een proces is dat op organisatieniveau ingericht kan worden.
Projecten
Een risico dat zich vaak voordoet binnen projectgedreven ondernemingen, is dat kosten en resultaat uitsluitend worden beoordeeld vanuit de kaders van een project. Op organisatieniveau worden projectresultaten lineair gerapporteerd en bij elkaar gevoegd in een subadministratie of jaarrekening. Hierdoor kan een individueel project optisch goed presteren, maar zegt dat niet direct iets over de kwalitatieve bijdrage aan het organisatieresultaat.
Om tot een optimale beoordeling te komen, moeten projecten en de omstandigheden waaronder deze worden uitgevoerd onderling vergeleken worden. Een goed ingericht cost management proces draagt daaraan bij en stelt organisaties in staat om de onderlinge samenhang tussen de verschillende projectresultaten te beoordelen. Rationele projectresultaten voeden hierbij bottom-up het Cost Management proces dat vervolgens integraal over bedrijfsprocessen heen kijkt. Wanneer meerdere projecten met vergelijkbare karakteristieken worden geclusterd en de resultaten samengevoegd, kunnen standaarden en normen worden afgeleid die de basis vormen om individuele projecten tegen af te zetten. Zo kunnen prestaties en beoordeeld worden en kan een onderneming beter sturen. Een randvoorwaarde hiervoor is consistentie in data en de mogelijkheid data uit verschillende bronnen uniform samen te voegen. En hier ligt nu exact de uitdaging. Hier gaan we de volgende keer verder op in.
