GP Groot is trotse voorloper van gebied van e-facturatie

Het in 1917 opgerichte bedrijf beschouwt zichzelf als een echte regionale dienstverlener. Van particulieren en gemeenten tot waterschappen en bedrijven; de doelgroep is divers. Ondanks de variatie aan werkzaamheden werken de circa 1400 medewerkers aan hetzelfde doel: een circulaire, energieneutrale en klimaatbestendige toekomst. Advies en Infrarealisatie – de bedrijfstak waarin Koelink actief is - houdt zich onder meer bezig met advies en engineering (denk aan klimaatbestendig ontwerpen), realisatie (zoals grondwerk, riolering, bestratingen en gladheidsbestrijding) en duurzaam slopen (circulair slopen).

Digitalisering

GP Groot maakt al sinds 1987 gebruik van de software van automatiseringsbedrijf VanMeijel uit Emmeloord. Het was de tijd van floppy disks en logge, trage computers. VanMeijel ontwikkelde destijds een calculatie, kosten- en opbrengstbewakingpakket. Koelink kwam in 1992 als administratief medewerker in dienst bij GP Groot en kreeg de opdracht om zich met name bezig te houden met de verdere automatisering van het bedrijf. Al in 2008 startte Koelink met het volledig digitaliseren van inkoopfacturen.

E-facturatie is in 2018 geïntegreerd in het ERP-systeem Metacom, zoals het digitale bouwplatform van VanMeijel heet. Metacom is een platform voor digitale procesondersteuning dat speciaal voor bouw- en infrabedrijven gemaakt. Tegenwoordig werkt VanMeijel samen met partner eConnect om de beste e-facturatie-oplossing te kunnen realiseren.

Peppol

E-facturatie bij GP Groot advies en infrarealisatie doet Koelink bij voorkeur via Peppol, dé internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen en orders. Met Peppol kunnen overheden, bedrijven en andere organisaties eenvoudig, snel en veilig elektronisch berichten uitwisselen.
De Nederlandse Peppol-autoriteit is in ons land toezichthouder op het Peppol- afsprakenstelsel. “Wij kunnen al geruime tijd standaard vanuit Metacom verkoopfacturen verzenden die aan de nieuwste ondersteunende versies voldoen”, zegt Koelink. Dit is met een betrekkelijk eenvoudige handeling in te stellen. Het is een dichtgetimmerd en eenvoudig systeem.’’

Geen menselijk handelen

De kracht van factureren via Peppol is dat facturen automatisch worden verzonden en verwerkt. Koelink: “Bij de verzending komt er geen menselijk handelen aan te pas.” Of het nu gaat om een factuur voor het opstellen van een bestek voor een gemeente, bodemonderzoek in een provincie of het uitvoeren van een bodemsanering voor Staatsbosbeheer; met één druk op de knop worden facturen verzonden van de ene naar de andere administratie. Op de factuur wordt een door de opdrachtgever verstrekte routecode of verplichtingsnummer vastgelegd, waardoor deze direct bij de juiste afdeling wordt afgeleverd.
Koelink: “Het versturen gebeurt niet via de mail, maar via een digitale poort. Die manier is veel veiliger. De factuur komt bovendien in zeer veel gevallen automatisch bij de budgethouder terecht. Zo voorkom je fraude en spookfacturen. Mailen is immers niet altijd veilig. Bovendien veranderen mailadressen regelmatig. Ook weet je via mailen niet altijd zeker of de factuur bij de juiste persoon terechtkomt. Met e-facturatie voorkom je dat.”

Eén druk op de knop

Een bedrijf dat veilig facturen wil versturen, heeft een zogenaamd Peppol-id nodig. “Dit is een uniek nummer, vergelijkbaar met een bsn-nummer”, zegt Marcel Koelink van GP Groot. “Al deze geregistreerde nummers zijn te raadplegen in een database. Metacom, de software van VanMeijel, beschikt sinds eind vorig jaar over de handige optie om vanuit het relatiebeheerscherm met een druk op de knop deze database te raadplegen en eventueel het Peppol-id automatisch over te nemen.” Nog lang niet iedere relatie van GP Groot werkt via Peppol. “Met name de vaak wat kleinere bedrijven en gemeenten denken er nog niet klaar voor te zijn. Gelukkig krijgen we steeds meer aanvragen van gemeenten en semi-overheden om dit voor hen in te regelen.” Er moet soms weleens een eenmalige technische afstemming plaatsvinden met de serviceprovider van de relatie.”

Extra controle

Metacom beschikt sinds kort over de volgens Koelink zeer gewenste optie om eventueel op e-factuurniveau de kunnen controleren wat de berichtenstatus is. “Op deze manier kun je controleren of de factuur succesvol is afgeleverd en dus ontvangen is. Ook is het nu mogelijk om – op verzoek – een e-factuur opnieuw te zenden. Dat is eigenlijk nooit nodig, maar de optie is er.”

Nieuwe functionaliteiten

Koelink ervaart de samenwerking met VanMeijel Automatisering als bijzonder prettig. “En omdat wij al meer dan 35 jaar een relatie met deze softwareleverancier hebben, staan wij ook altijd open voor het testen van nieuwe functionaliteiten. Zo hebben we al een halfjaar het voorrecht om als eerste bedrijf ook inkomende facturen van leveranciers via het Peppol-protocol rechtstreeks in ons ERP-pakket te ontvangen. Het bespaart ons op administratief gebied veel onnodige handelingen. Ik hoefde alleen maar eenmalig ons Peppol-id op bedrijfsniveau vast te leggen. Hiermee is een zeer lang gekoesterde technisch wens in vervulling gegaan en is deze cirkel wat mij betreft rond.”
Als het om e-factureren gaat, hoopt Koelink dat meer leveranciers en opdrachtgevers deze gestandaardiseerde, kostenbesparend, gecertificeerde en veilige techniek gaan omarmen. “GP Groot advies en realisatie is er helemaal klaar voor”, aldus de doorgewinterde applicatiebeheerder.