Een succesvolle implementatie van Metacom Essentials: van kick-off tot livegang
De knoop is doorgehakt, de handtekening is gezet. Het nieuwe ERP-systeem gaat er nu dan écht komen. Met Metacom Essentials heb je voor een softwarepakket gekozen dat relatief snel klaar is voor gebruik. Een implementatietraject van iets nieuws blijft spannend voor je bedrijf: hoe zal het traject verlopen? En wat kun je doen om het traject ook zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen? Om die vragen te beantwoorden geef ik je met deze blog een kijkje achter de schermen bij het implementatietraject van Metacom Essentials.
Metacom Essentials is een digitaal platform, toegespitst op MKB-bedrijven in de bouw & infra die volledig geïntegreerd willen werken. Het bevat alle essentiële functionaliteiten: van calculatie tot werkvoorbereiding, en van planning tot uitvoering. Met het platform digitaliseer je dus snel en efficiënt al je administratieve processen.
Ruwweg bestaat het implementatietraject van Metacom Essentials uit vier delen:
- De kick-off
- Het inlezen van de stamdata
- De (technische) installatie
- Eigen maken: samen aan de slag
De kick-off
Vanaf dit moment gaan we gezamenlijk echt beginnen met de implementatie van Metacom Essentials. Dit begint met een kennismaking op locatie met de projectleider en de consultant die gedurende de implementatie het aanspreekpunt zullen zijn. Tijdens deze kick-off zal het plan van aanpak en de planning besproken worden. Ook bepalen we de stamdata (de belangrijke gegevens in jouw organisatie die nodig zijn om een bepaald proces uit te kunnen voeren). Op basis van de planning worden vervolgafspraken gemaakt om de werkzaamheden uit te voeren.
Stamdata inlezen
Stamdata is de eigen data die geïmporteerd kan worden in Metacom. Denk hierbij aan data zoals relaties of materieel. Door stamdata in te lezen kun jij deze gegevens gebruiken in je nieuwe, digitale werkwijze en zorgen wij dat de benodigde informatie naadloos aansluit op je processen.
Om te zorgen dat het inlezen van stamdata optimaal verloopt, is een goede voorbereiding cruciaal. Vooraf kan je als bouwbedrijf deze informatie opzoeken en beschikbaar stellen. VanMeijel stelt een format beschikbaar waarin de stamdata geplaatst en aangeleverd kan worden. Samen nemen we dit format door en geven we instructies over het invullen hiervan. Dit kan best wel wat tijd kosten, zeker als je dit moment ook wil gebruiken om je eigen data op te schonen of bij te werken. Om het proces soepel te laten verlopen adviseren wij om hier tijdig mee te starten.
In korte slagen helpen wij je om het systeem volledig ‘eigen’ te maken.
Technische installatie
Onze technische consultants zullen samen met de applicatie specialist of systeembeheerder binnen jouw organisatie de software op de server plaatsen en installeren. We hanteren hier een standaard vooraf ingerichte Metacom omgeving. Het voordeel van deze omgeving is dat je bedrijf meteen kan starten met werken in Metacom.
Eigen maken: samen aan de slag
Dertig jaar ervaring in bouw automatisering heeft ons geleerd dat een bouwbedrijf uniek is en eigen routines en gewoontes bezit. Om de standaarden in het systeem “eigen” te maken, investeren we daarom in persoonlijke begeleiding en nazorg. We nemen je medewerkers mee in de nieuwe, digitale werkwijze.
Deze begeleiding start met een uitleg over hoe het systeem is opgebouwd en hoe het systeem werkt. Vaak doen we dit achter het bureau, hands-on en praktisch, maar tegenwoordig kan dit ook grotendeels online. Vervolgens gaan de gebruikers zelfstandig aan de slag met de handleidingen om het systeem verder te verkennen.
In deze hele periode zal er actieve begeleiding zijn. Mede ook omdat het implementeren van een ERP systeem veranderingen met zich mee brengt. Dus naast het implementeren van software, besteden wij veel tijd aan het begeleiden van de medewerkers.
De implementatie van een softwaresysteem is vaak een grote verandering en kan behoorlijke impact op de organisatie hebben. Vaak verandert niet alleen het systeem waarin de mensen moeten werken, maar er ook bijvoorbeeld werkafspraken, communicatiewijzen en activiteiten. Mensen zijn nou eenmaal gewoontedieren en vinden veranderen moeilijk. Daarom kent een veranderingsproces hoogte- maar ook dieptepunten en vraagt het om voldoende genoeg tijd en de juiste aandacht.
VanMeijel heeft een toolkit ontwikkeld die jou helpt bij het meenemen van je mensen in de verandering. Deze toolkit kunnen we gezamenlijk inzetten tijdens de implementatie van Metacom Essentials. Wil je hier meer over weten? Bekijk dan onze brochure over Aandacht voor Veranderen.
Go live!
Vòòrdat je organisatie live gaat met Metacom Essentials ronden we de begeleidingssessies af met een zogeheten acceptatietest. In deze test laat jouw bedrijf zien dat het volledige hoofdproces (bijvoorbeeld het registreren van uren, van invoer tot verwerking) verwerkt kan worden in het platform. Een succesvolle test betekent dat we de begeleidingsfase afronden.
En dan is het zover. Je bedrijf is up and running met een nieuwe, digitale werkwijze. Je gaat live en Metacom Essentials is nu dagelijkse praktijk om je processen te stroomlijnen. Sta je er nu alleen voor? Zeker niet. Gedurende deze periode zullen onze consultants ondersteuning en nazorg bieden. Zo zorgen we samen dat het project tot een succesvol einde komt, en dat jouw bedrijf een toekomstbestendige werkwijze bezit. Een digitale werkwijze waarmee je resultaatgericht kunt focussen op je core business: bouwen.
