Dura Vermeer: focus applicaties op 'de gelukkige eindgebruiker’

Metacom Online is onderdeel van het digitale bouwplatform van VanMeijel. Via dit platform zijn financieel gerelateerde werkprocessen als urenregistratie, meerwerk, werkbonnen en inkoopprocessen snel en flexibel te digitaliseren.

“In het verleden werd nog wel eens een nieuwe applicatie gekocht zonder betrokkenheid van eindgebruikers. Nu kozen we voor een andere weg”

Top drie

In 2021 heeft Dura Vermeer circa 1500 medewerkers gevraagd hoe tevreden (of ontevreden) ze over de beschikbare digitale middelen waren, zegt informatiemanager Rob Zwart van Dura Vermeer. “Het ging vooral over het gebruik van verschillende applicaties, dus niet over templates of de inrichting van werkplekken. Daar rolde een top drie uit van applicaties die voor verbetering vatbaar waren.”

Goed onderzoek

Volgens Zwart kwam Metacom Online naar boven drijven als een applicatie waar nog verbeteringen in te halen valt. Zwart: “Wat in het verleden nog wel eens gebeurde, was dat er een nieuwe applicatie werd gekocht zonder de eindgebruikers erbij te betrekken. Nu kozen we voor een andere weg. We hebben de 350 uitvoerders dieper laten nadenken over de toepassingen van Metacom Online. Waar liggen de nodige verbeterpunten? Moeten er functionaliteiten bij? Is de applicatie op zichzelf niet efficiënt genoeg, of spelen er andere dingen bij onze eindgebruikers?”

Onvoldoende kennis

Concluderend moesten er een paar functionaliteiten bij, maar het lag voornamelijk bij de eindgebruiker, aldus Zwart. “De eindgebruiker had onvoldoende kennis van de applicatie. We zijn gelijk overgegaan tot actie. Daarnaast kwam er nog iets bovendrijven: er was grote behoefte om bepaalde gegevens terug te kunnen vinden. Dus moest er ook een plek komen waar ze die informatie konden terugvinden.”

Taskforce

Toen de uitdagingen van de werkprocessen eenmaal in kaart waren gebracht, heeft Dura Vermeer onder leiding van Rob Zwart een taskforce in het leven geroepen. In dit team zaten zes uitvoerders van zes verschillende werkmaatschappijen, zegt Zwart. “Dat zorgde voor landelijke dekking.” Daarnaast maakten een projectleider, een scrum master en een communicatieadviseur onderdeel uit van de taskforce. Verder leverde VanMeijel twee mensen: de productowner van Metacom Online en een senior consultant.

Rapportcijfer 8

“Bij de aftrap van het project hebben we gezegd: we gaan voor het rapportcijfer 8 en de eindgebruiker staat centraal”, vertelt Zwart. “Zij hebben de echte uitdagingen in kaart gebracht en zij gingen ook de oplossing bepalen. Dan ontstaat er vanzelf acceptatie. We hebben fors ingezet op deze werkwijze, die uiteindelijk heel positief is ontvangen.

Bijgeschoold

Het gebrek aan kennis was een van de grootste euvels. Daarom zijn alle 350 uitvoerders in een dagdeel in kleine groepjes op verschillende projectlocaties bijgeschoold. “We houden in de gaten hoe tevreden ze nu zijn en of de trainingen het gewenste effect hebben gehad. Zo niet, dan kunnen ze aansluiten bij een herhalingscursus die op één vrijdag in de maand wordt gegeven.”

Betrokkenheid

Als leverancier van de software is VanMeijel zelf ook nauw betrokken bij het project ‘De gelukkige eindgebruiker’. Daarom neemt Dura Vermeer af en toe software specialisten van VanMeijel mee naar projectlocaties, zoals de Uithoornlijn. Dit is een nieuwe, hoogwaardige tramlijn tussen Amstelveen en Uithoorn en bestaat uit 4,4 kilometer tramspoor.

Goed inzicht

We hebben een mooi programma in elkaar gedraaid en mensen van VanMeijel laten zien hoe onze eindgebruikers met hun software werken. Ze hebben gesproken met onder meer een werkvoorbereider, calculator en projectleider. Samen hebben we elkaar inzichten gegeven hoe de applicatie beter kan aansluiten bij de eindgebruiker. Met deze learnings kunnen zowel VanMeijel en DuraVermeer nog sneller schakelen in de toekomst.