Cost Control: de opvolger van Excel in projectbewaking

Spreadsheets versus Cost Control

Een spreadsheet-variant als Excel presenteert veel gegevens op een overzichtelijke wijze en biedt een grote mate van flexibiliteit. Getallen aanpassen, extra regels, kolommen of macro’s toevoegen om veelvoorkomende handelingen te automatiseren, het is allemaal mogelijk.

Bovenstaande functies zijn ook van groot belang voor een nauwkeurige projectbewaking in de bouw. Een bewakingsoverzicht van een project bevat nu eenmaal veel gegevens. Extra regels toevoegen moet natuurlijk altijd kunnen, want welk project heeft geen meerwerk? Of nieuwe kostenregels die vooraf niet voorzien zijn? En elke maand moet de toeslag voor de algemene kosten, de prognose einde werk en de financiële verantwoording daarvan berekend worden. Daarnaast wordt het projectoverzicht een stuk beter leesbaar als overbodige kolommen verborgen zijn. Dit alles is mogelijk met Cost Control, met de flexibiliteit die nodig is bij het bewaken van projecten.

Wat biedt Cost Control extra

Maar, Cost Control biedt ook veel extra’s die een spreadsheet niet biedt. Wat houdt dit in?

• Meer zekerheid - Cost Control is gebaseerd op een template (inrichting) die afgestemd is op de eisen en wensen van jouw organisatie. Hierdoor kan de gebruiker alleen regels en getallen toevoegen/bewerken op de plaatsen die daarvoor uitgekozen zijn. Ook de formules die nodig zijn om de projectstanden te berekenen zijn opgenomen in het template en staan dus vast, waardoor er zekerheid is over de uitkomst van de berekeningen.
• Geïntegreerd systeem - Cost Control is geïntegreerd met de financiële administratie, hierdoor zijn altijd alle financiële mutaties verwerkt. Dit geldt niet alleen voor de geboekte uren, de ontvangsten van de leverancier of de inkoopfacturen, maar bijvoorbeeld ook voor de verkoopfacturen, betalingen of juridische verplichtingen.
• Altijd up-to-date - Als gebruiker van Cost Control maak je altijd gebruik van hetzelfde systeem met dezelfde gegevens als je collega. Geen verouderde spreadsheets of meerdere (afwijkende) versies van spreadsheets die in omloop zijn. En uiteraard kun je altijd verder werken op eerder vastgelegde gegevens in plaats van elke periode te starten met een nieuwe spreadsheet.
• Continu proces - Cost Control is breder inzetbaar dan alleen voor het periodiek berekenen van het projectresultaat. Daarbij is Cost Control ook uitermate geschikt voor andere processen die rondom de projecten spelen. Zoals het ondersteunen van het inkoopproces op projecten, met functies als offerteaanvragen, prijsspiegel, projectcontracten en inkooporders en prestatieverklaringen.
• Maak rapportages - Cost Control biedt ook de mogelijkheid om de kengetallen van alle projecten te rapporteren of te publiceren naar rapportage oplossingen, zoals Metacom dashboards.

Cost Control is een ‘server based’ applicatie. Veiligheidsprocedures zoals backup and restore zijn hiermee gewaarborgd. Meer weten over projectbewaking met Cost Control? Lees hier alles over financiële controle op jouw projecten.