0527 61 47 67
Stuur ons een e-mail
Support
Aanmelden nieuwsbrief

naar overzicht

Cost Control: de opvolger van Excel in projectbewaking

Wie maakt er geen gebruik van Excel? Dit is waarschijnlijk een retorische vraag. Elke informatiewerker maakt gebruik van Excel (of een spreadsheet-variant van een andere leverancier), voor het verwerken en presenteren van gegevens.

Voordelen van een spreadsheet
Een spreadsheet presenteert veel gegevens op een overzichtelijke wijze. Het is flexibel: extra regels of kolommen toevoegen, getallen aanpassen. Allemaal mogelijk binnen een spreadsheet. Ook het toevoegen van macro’s om veel voorkomende handelingen te automatiseren is aan jou. En zo ziet de volgende ‘business applicatie’ het licht.

Bovenstaande functies zijn ook van groot belang voor het bewaken van een project. Een bewakingsoverzicht van een project bevat nu eenmaal veel gegevens. Met uitgebreide breakdownstructuren en veel kolommen met getallen. Extra regels toevoegen moet natuurlijk altijd kunnen, want welk project heeft geen meerwerk? Of nieuwe kostenregels die vooraf niet voorzien zijn? En elke maand moet de toeslag voor de algemene kosten, de prognose einde werk en de financiële verantwoording daarvan berekend worden. Daarnaast wordt het projectoverzicht een stuk beter leesbaar als overbodige kolommen verborgen zijn.

Hoe gaat Cost Control daarmee om
Cost Control biedt dezelfde flexibiliteit als een spreadsheet bij het bewaken van projecten. Nieuwe regels kunnen handmatig toegevoegd worden of ontstaan automatisch als dit nodig is, bijvoorbeeld vanuit een meerwerkcalculatie of een projectcontract.

Een gebruiker kan handmatig getallen invoeren of bestaande getallen wijzigen. En binnenkort (vanaf september 2016) kan een gebruiker zijn of haar overzicht optimaliseren door kolommen te verplaatsen, te verbergen, breder te maken of juist smaller. Ook het toevoegen van teksten ter ondersteuning van de financiële informatie komt in release 2.12 beschikbaar. Kortom, de flexibiliteit die nodig is bij het bewaken van projecten wordt door Cost Control geboden.

Wat biedt Cost Control extra
Maar Cost Control biedt ook veel extra’s die een spreadsheet niet biedt. Doordat Cost Control gebaseerd is op een template (inrichting) die afgestemd is op de eisen en wensen van jouw organisatie, kan de gebruiker alleen regels en getallen toevoegen of bewerken op de plaatsen die daarvoor uitgekozen zijn. Ook de formules die nodig zijn om de projectstanden te berekenen zijn opgenomen in het template en staan dus vast, waardoor er zekerheid is over de uitkomst van de berekeningen.

Cost Control is geïntegreerd met de financiële administratie, daardoor zijn altijd alle financiele mutaties verwerkt. Dit geldt niet alleen voor de geboekte uren, de ontvangsten van de leverancier of de inkoopfacturen, maar bijvoorbeeld ook voor de verkoopfacturen, betalingen of juridische verplichtingen.

Als gebruiker van Cost Control maak je altijd gebruik van hetzelfde systeem met dezelfde gegevens als je collega. Geen verouderde spreadsheets of meerdere (afwijkende) versies van spreadsheets die in omloop zijn. En uiteraard kun je altijd verder werken op eerder vastgelegde gegevens in plaats van elke periode te starten met een nieuw document waarin veel gegevens opnieuw vastgelegd moeten worden.

Daarnaast is Cost Control breder inzetbaar dan alleen voor het periodiek berekenen van het projectresultaat. Naast deze functie (die niet maandelijks, maar continu plaats vindt) is Cost Control ook uitermate geschikt voor andere processen die rondom de projecten spelen. Zoals het ondersteunen van het inkoopproces op projecten, met functies als offerteaanvragen, prijsspiegel, projectcontracten en inkooporders en prestatieverklaringen. Cost Control biedt ook de mogelijkheid om de kengetallen van alle projecten te rapporteren of te publiceren naar rapportage oplossingen, zoals Metacom Explorer.

Cost Control is een ‘server based’ applicatie. Veiligheidsprocedures zoals backup and restore zijn hiermee gewaarborgd. Meer weten over Cost Control? Lees het hier.

gerelateerde blogs

Van calculator naar <b>kostendeskundige</b>

Van calculator naar kostendeskundige

Onder invloed van BIM veranderen werkprocessen en daarmee de werkzaamheden van allerlei mensen in de bouw. Calculatoren bijvoorbeeld. Hun specialistische kennis kan grotendeels worden vastgelegd in een receptenbibliotheek. Maar dat wil niet zeggen dat hun werk verloren gaat, het wordt volgens mij juist leuker!

Wat is er mis met <b>spreadsheets</b> voor <b>projectbewaking</b>?

Wat is er mis met spreadsheets voor projectbewaking?

Iedereen wordt er dagelijks mee geconfronteerd. De kranten staan er vol van. Bedrijven en ‘Brands’ die een korte periode geleden nog als ‘zeer succesvol’ zijn gekenmerkt, verkeren nu in zwaar weer. Surseance van betaling, faillissement, afslanking, reorganisatie, ga zo maar door.

Evenementen

Webinar | Voorbereidingen voor calculeren op basis van een 3D model

In de eerdere webinar over de toepassingsmogelijkheden van een BIM-model en calculeren, hebben we aangegeven dat de werkmethode bepaald hoe je tot een calculatie komt. Maar wat is er nodig om een goede werkmethoden bibliotheek op te zetten?

Lees verder

case studies

Van Werven realiseert zelf procesinnovaties met Metacom Online

bekijk de case study

nieuws

Jaarafsluiting in Metacom: deze instructievideo’s helpen je op weg

Het lijkt nog ver weg, maar het einde van 2018 komt al bijna in zicht. Dat betekent dat het financiële boekjaar weer afgesloten kan worden en het tijd wordt om het nieuwe boekjaar te openen. Omdat dit handelingen zijn die je maar één keer per jaar doet, zien we dat dit vaak vragen oproept: hoe doe je dat ook alweer? Daarom hebben we een reeks instructievideo’s opgenomen, om jou te helpen met de jaarafsluiting in Metacom. In deze video’s laten we je zien hoe je het systeem klaar maakt voor het einde van het jaar en het begin van een nieuw jaar.

Lees verder