5 valkuilen voor het gebruik van dashboards… en hoe dit te veranderen
De afgelopen jaren hebben bedrijven veel geld, tijd en energie gestoken in het creëren van rapportages. Dé basis waarop een organisatie besluiten kan nemen. Toch blijkt uit onderzoek dat Nederlandse managers de ontvangen rapportages maar een 6 geven, en dat slechts 10% van de organisaties rapportages daadwerkelijk gebruikt. Waar komt dit door? En nog belangrijker: hoe kan dit veranderen?
Elke organisatie streeft naar goede resultaten. Rapportages en dashboards spelen een essentiële rol om te beoordelen wanneer resultaten ‘goed’ of ‘slecht’ zijn, of gestelde doelen worden behaald en waar moet worden bijgestuurd. Toch blijkt uit onderzoek dat rapportages en dashboards niet of nauwelijks worden gebruikt door managers. Gillissen en van der Ploeg (2011-2015) gingen op zoek naar de oorzaak en dit leidde tot vijf interessante inzichten:
1. Te veel indicatoren om op te sturen
De meest voorkomende belemmering is een overvloed aan indicatoren waar managers op willen sturen. Dit komt omdat iedereen andere informatie belangrijk of relevant vindt. Daarnaast wordt er een oerwoud aan beschikbare informatie door medewerkers via spreadsheets gedeeld met managers. Tot slot willen sommige managers zoveel mogelijk weten om altijd een verklaring te vinden. Het onderscheid tussen ‘need-to-know’ en ‘nice-to-know’ wordt niet gemaakt. Het gevolg is vaak een rapport met veel nice-to-know informatie, waarop nauwelijks op gestuurd kan worden.
2. De indicatoren sluiten niet aan bij de operationele besturing
Veel indicatoren zijn op strategisch niveau vastgesteld. Hierdoor bevat een rapport uit gewoonte vaak financiële indicatoren. Wat ontbreekt is de link met de operatie: hoe verhouden de gerealiseerde resultaten zich met de doelstellingen? En hoe komt dit? Het is belangrijk om deze vertaalslag te maken in een rapportage, zodat de gegeven informatie ook echt relevant is voor alle niveaus in de organisatie.
3. Er is geen samenhang tussen oorzaak en gevolg
De metertjes op een dashboard wijzen resultaten of aantallen aan. De kunst is om de samenhang te begrijpen, tussen de metertjes onderling én tussen actie en resultaat. Denk bijvoorbeeld aan een auto. Wanneer het brandstoflampje brandt, is het duidelijk dat je moet gaan tanken. En zo dient een rapportage aan te tonen welke acties genomen moeten worden op de gegeven resultaten.
4. De indicatoren zijn niet of nauwelijks door de manager te beïnvloeden
Sommige indicatoren kun je maar beperkt beïnvloeden. Rapportages met veel niet-beïnvloedbare indicatoren zijn demotiverend en zetten niet aan tot actie. Dit geldt voor zowel een topmanager als een medewerker. Het gevolg is dat tegenvallende resultaten een gevoel van machteloosheid geven.
5. De rapportages bevatten geen targets, stoplichten of normstelling
Een cijfer op zich is nietszeggend. Wat is goed of slecht? Dat hangt af van de context eromheen. Denk bijvoorbeeld aan snelheid: als je 105 km per uur rijdt, is dat ‘snel’ op een weg waar je 80 km/uur mag rijden en ‘langzaam’ op een 130 km/uur snelweg. Op deze informatie kun je baseren of je meer gas kunt geven of niet. Zo zijn er meerdere factoren die de context bepalen en die maken dat je effectief kunt sturen. Zonder deze context zijn het ‘gewoon cijfertjes’ die weinig invloed zullen hebben op het gedrag van mensen en geen aanleiding geven tot actie.
Kortom: een goede managementrapportage bevat...
- Een overzichtelijke presentatie van cijfers en gegevens;
- Een goede mix van financiële en niet- financiële indicatoren;
- Duidelijke informatie en actuele cijfers waarvan de betekenis ook duidelijk is;
- Indicatoren die worden afgezet tegen een target;
- Indicatoren die in lijn staan met de strategie;
- Indicatoren die men ook daadwerkelijk zelf kan beïnvloeden;
- Oorzaken waarom bepaalde resultaten achterblijven;
- Naast cijfers ook suggesties voor verbeter acties.
Krijg nieuwe inzichten met Metacom+ Dashboards
Rapportages en dashboards zijn hét fundament waarop een organisatie kan sturen. Hoe wordt werken met dashboards weer leuk, en hoe zorg je dat dashboards ook daadwerkelijk gebruikt worden? Met dit uitgangspunt en de opgedane inzichten hebben wij ‘Dashboards’ ontwikkeld. Deze dashboards zijn een standaard onderdeel van Metacom+. Je hebt hiermee het gereedschap om KPI’s te bepalen en data te visualiseren in een diagram of grafiek zoals jij dat wilt. Het legt de basis om grondige analyses te doen van de bedrijfs- en projectresultaten. Op elk niveau in de organisatie én altijd met de context waar gegevens vandaan komen.
Tot welke nieuwe inzichten ga jij komen?
