5 tips voor het succesvol registreren van uren in de bouw
In de bouw wordt dagelijks veel tijd besteed aan het voorbereiden, realiseren en onderhouden van bouwwerken. Het is dus belangrijk om al deze uren zo slim mogelijk in te zetten. Daarom registreren we op grote schaal onze uren om inzicht te krijgen of de uren effectief zijn besteed. In de meest ideale situatie zijn deze gegevens altijd beschikbaar, correct en volledig. In de praktijk valt dit tegen, en wordt urenregistratie gezien als een vervelende administratieve last. Er valt nog een hoop te verbeteren aan urenverantwoording om dit echt succesvol te maken.
Wat is belangrijk bij urenregistratie in de bouw?
Er zijn vele verschillende oplossingen beschikbaar voor het registreren en verwerken van uren. Zo zijn er mobiele apps, specifieke softwarepakketten, prikkloksystemen of wordt gebruik gemaakt van spreadsheets. Optimaal is dit vaak niet. Let er daarom op dat een oplossing voor het registreren van uren voldoet aan de volgende punten:
Flexibiliteit
Het registreren van uren is vaak erg branche- en bedrijfsspecifiek. Zo zijn in de bouw de wensen en eisen voor het registreren van uren bij bouwplaatsmedewerkers (Bouw CAO) en UTA personeel (UTA CAO) verschillend. Waar de geregistreerde uren bij de bouwplaatsmedewerkers de basis vormen voor de loon- en salarisverwerking, zal bij het UTA personeel de uren vaak alleen geboekt worden om inzicht te krijgen in de projectkosten. Daarnaast heeft elk bouwbedrijf zijn eigen informatiebehoefte ten aanzien van uren: bijvoorbeeld op het gebied van reistijden of projecten. Dit vraagt om veel flexibiliteit van een urenregistratie oplossing.Niet alleen digitaliseren, maar ook automatiseren
Het simpelweg digitaliseren van een urenproces is niet persé een efficiëntere werkwijze. De manier van registreren verandert wel, urenbriefjes worden immers niet meer geschreven maar ingetypt. Echter de verwerkingstijd van de uren blijft hetzelfde als bij het papieren urenbriefje. Dit komt omdat het werkproces erachter niet geautomatiseerd is: nemelijk de controle en verwerking van ingediende uren. Het duurt daarom vaak alsnog minimaal een week voordat alle uren op een project zijn geboekt. Het gevolg is dat je alleen achteraf kunt zien of de uren wel of niet binnen het budget zijn gebleven. Om echt inzicht te krijgen en te kunnen bijsturen op uren is het dus niet alleen belangrijk dat de registratie digitaal verloopt, maar dat het verwerkingsproces erachter ook wordt geautomatiseerd.Registreer mobiel
Veel oplossingen die momenteel gebruikt worden voor het registreren van uren, zijn niet via een mobiel of tablet te gebruiken. Dit is erg lastig voor bijvoorbeeld de bouwplaatsmedewerker. De gebruiksdrempel wordt enorm verhoogd waardoor de kans groot is dat uren pas aan het einde van de week worden geregistreerd. Maar wie weet nog precies wat hij op maandagmorgen 11 uur heeft gedaan? Zorg er dus voor dat medewerkers op elk mogelijke manier hun uren kunnen registreren: via tablet, telefoon of laptop.Pas de registratie aan op medewerker
Veel medewerkers vinden het vaak helemaal niet leuk om uren te verantwoorden. Het systeem waarin de uren moeten worden geregistreerd is vaak gemaakt om iedereen binnen een bedrijf te kunnen bedienen. Dit zorgt voor zeer onoverzichtelijke schermen, waarbij je vaak niet meer weet wat je wel of niet moet invullen. Zorg er dus voor dat de registratie per medewerker of werknemersgroep gemaakt kan worden, waarbij alleen wordt weergegeven wat relevant is voor de medewerker. Op deze manier is het snel en makkelijk om uren te registreren en dat kunnen je medewerkers zeker waarderen.Integreer met ERP of salarisverwerking
De meeste oplossingen voor urenregistratie zijn niet geïntegreerd met een ERP- of salarisverwerkingspakket. Voor een vlotte en correcte verwerking is dit echter wel wenselijk. Het is namelijk erg tijdrovend en foutgevoelig om de urenregistratie in verschillende systemen handmatig in te voeren. Een goede integratie scheelt dus veel tijd en de kans op fouten is kleiner, waardoor het je organisatie veel op kan leveren.
Maak uren registreren weer leuk
Doordat veel oplossingen aan één of meerdere van bovenstaande punten niet voldoen, wordt urenregistratie vaak gezien als vervelend en onnodig. Echter, een goede oplossing voor digitale urenregistratie geeft overzicht en controle. En dat ook nog eens in minder tijd. Zorg er dus voor dat je werkt met een oplossing die aansluit bij je werkzaamheden én werkwijze. Hierdoor wordt het registreren en verwerken van uren weer nuttig en leuk !
Lees hier meer over de package digitale urenregistratie.
