Inkoopfacturen automatiseren met IFA Online

Het vooruitstrevende bouwbedrijf Plegt-Vos heeft een heldere ambitie: op weg naar papierloos werken. Plegt-Vos constateerde dat op de administratie nog een efficiencyslag kon plaatsvinden. Plegt-Vos verwerkt namelijk tussen de 50.000 en 60.000 inkoopfacturen per jaar. Het handmatig verwerken van deze papieren facturen kost erg veel tijd. Dat kon beter, vond Plegt-Vos.

Het bouwbedrijf maakt reeds gebruik van Metacom. Daarom is aan VanMeijel gevraagd om te helpen met de digitaliserings- én automatiseringsslag rondom inkoopfacturen. Er is gekozen om de inkoopfacturen te stroomlijnen met de IFA Online package. IFA Online is een flexibele, webbased applicatie waarmee gebruikers op ieder apparaat en op elke plek hun goedkeuring kunnen verlenen aan de betaling van ontvangen inkoopfacturen. Alle binnenkomende facturen worden ingelezen en digitaal gemaakt. Op basis van de fiattering komen de facturen bij de juiste persoon terecht ter goedkeuring.

Door een strak implementatieplan en het betrekken van de eindgebruikers in het verandertraject kon Plegt-Vos al snel de eerste inkoopfacturen verwerken. De doorlooptijd van een inkoopfactuur is hiermee significant verkleind. Alle bedrijven binnen Plegt-Vos werken nu met IFA Online.

Onder het motto ‘Iedere dag een beetje beter’ streven we continu naar verdere, professionele digitalisering binnen Plegt-Vos. - Emiel Haamberg, Product Owner