0527 61 47 67
Send us an email
Support
Join newsletter

to overview

Hoe wordt inkopen met verklaringen weer leuk? Gastblog Van Hattum & Blankevoort

Het certificeren en vastleggen van verklaringen van leveranciers wordt steeds belangrijker in het inkoopproces. Door het toenemende belang, is het centraal vastleggen en monitoren van de verklaringen en de gewenste informatie die hieruit voortvloeit de afgelopen jaren verder toegenomen. Het liefst natuurlijk in een ERP systeem. Want dan kun je als organisatie werken aan een strategisch inkoopproces. Hoe dit te doen? En welke voordelen en kansen deze centralisatie biedt? Daarover schrijf ik deze gastblog.

Groeiende belangstelling verklaringen
Er is de afgelopen jaren nogal wat veranderd in keuringen land. Er zijn steeds meer verklaringen bijgekomen. Naast de vertrouwde financiële verklaringen, zoals de loonbelastingverklaring, de bekende inkoop productcertificaten, KOMO, en bedrijfsnormen zoals ISO, hebben maatschappelijke thema’s hier volledig hun weg gevonden zoals Veiligheid, Duurzaamheid en Integriteit. Er zijn verklaringen, certificaten, normen, ladders en treden.

Verder is de wet – en regelgeving toegenomen rondom de financiële administratie. Naast de eenvoudige loonbelastingverklaring hebben we nu ook bijvoorbeeld SNA: een WKA keurmerk. We worden gemonitord voor audits waar het inkoopproces aan bepaalde eisen moet voldoen. En zeker niet onbelangrijk is het aantoonbaar maken van keurmerken aan opdrachtgevers (inschrijfcriteria) welke wij moeten kunnen tonen voor prekwalificaties en opdrachten buiten de prijs. Hierdoor zijn, zeker bij de grotere organisaties, verklaringen inmiddels geland bij verschillende afdelingen, managers en disciplines.

Centrale vastlegging?
Het vastleggen van verklaringen werd traditiegetrouw opgepakt door de financiële afdeling. En in de meeste ERP-systemen was het mogelijk om de loonbelastingverklaring en de ‘oude‘ VAR vast te leggen. De laatste is in het huidige tijdperk vervangen door de modelovereenkomst. Voor andere verklaringen was er echter geen ruimte beschikbaar.

In de tussentijd voelde ook Inkoop de behoefte aan centralisatie. Daarom werden verklaringen vaak vastgelegd in een document management systemen (DMS), eventueel aangevuld met financiële verklaringen. Verklaringen konden hierdoor al wel worden geraadpleegd. Het ontbrak echter aan overzicht. En het kostte de inkoper veel tijd om leveranciers te hercertificeren.

Kortom: beide manieren van werken was nog verre van optimaal. De behoefte van een volledig up-to-date gecertificeerd leveranciersbestand is nog niet vervuld!

Verklaringen vastleggen in je ERP systeem
Hoog tijd dus om alle soorten en maten verklaringen centraal vast te leggen in een ERP systeem. Dit leidt tot de volgende voordelen:

A)     Centraal
ERP kan de rol vervullen van een centrale locatie voor alle verklaringen, zowel voor Financiën, Inkoop als bijvoorbeeld Veiligheid. In een ERP systeem zit het relatiebeheer, dus zo leg je de verklaringen vast bij de bron.

B)     Registratie
Wat is belangrijk aan een verklaring? Het document opslaan of de registratie, begindatum, einddatum enz.? Een verklaring moet men altijd kunnen raadplegen a.d.h.v. een uniek documentnummer. Raadplegen is nodig voor aantoonbaarheid aan opdrachtgevers, voor audits en bij bijvoorbeeld een controle van de Belastingdienst. De einddatum valideert de geldigheid van de verklaringen en monitort de actualiteit.

C)    Validatie
Uiteindelijk wil een organisatie ergens voor staan, voldoen aan wet- en regelgeving, normen en waarden maar ook bijvoorbeeld inspelen op maatschappelijke thema’s zoals duurzaamheid of veiligheid. En hoe kan men de organisatie beïnvloeden door de bedrijfswaarden / ’uitstraling’ te adopteren? Door ervoor te zorgen dat bij het vastleggen alle transacties, zoals bijvoorbeeld contracten, inkoopverplichtingen, inkoopfacturen en betalingen te valideren op geldigheid van (alle) verklaringen.

D)    Monitoring
Ook wil een organisatie een volledig geactualiseerd en altijd standaard up-to-date verklaringen bestand. Een ERP systeem kan zorgen voor monitoring: dus de bewaking voor afloop van een verklaring. Niks meer telefoontjes, of betalingen tegenhouden vanwege ontbrekende (loonbelasting) verklaringen. Ook kan de inkoper altijd voorbereid op gesprek of melding maken van aflopende of ontbrekende verklaringen waarop selecties zijn gebaseerd per productgroep.

E)     Eisen
In een ERP systeem kun je naast het vastleggen van verklaringen ook eisen gaan stellen waaraan bijvoorbeeld je houtleveranciers moeten voldoen. Door bij alle houtleveranciers het criterium FSC hout te registreren “aanwezig of niet”. Een ERP systeem kan vervolgens melding maken wanneer de verklaring niet aanwezig is.

F)     Leveranciersselectie
Door het vastleggen van verklaringen aan relaties in een ERP systeem kun je selecties / macro’s maken a.d.h.v. gekozen eisen ‘verklaringen’. Wie heeft wat? Men wil een houtleverancier met FSC-hout? Een ERP-systeem kan bij het vastleggen hierin de lijst met leveranciers van deze verklaring genereren. En ook op basis van geldigheid, inclusief de opgave van meerdere verklaringen en geldigheid.

Voor de leverancier levert de centrale registratie en daarbij behorende monitoring ook voordelen op. Er is namelijk één centraal contactpunt. Nu stellen diverse personen van een organisatie dezelfde vragen aan hem.

Kansen
Nu staat jouw organisatie op een enorm keerpunt. Dus hoe keer je dit naar de goede zijde? De meeste verklaringen dien je toch al vast te leggen en aan te tonen bij audits en keuringen. Dus hoe draai je de last om in een kans?  En niet onbelangrijk, wat levert je dit allemaal op?

Onderscheidend vermogen - door te kiezen voor leveranciers o.b.v. criteria die jij belangrijk vindt, kun je de organisatie meer gaan onderscheiden ten opzichte van de concurrent. In het inkoopproces kun je zo bijvoorbeeld gaan kiezen voor leveranciers die inzetten op duurzaamheid.

Leveranciersselectie - Door de centrale vastlegging van verklaringen in een ERP systeem, kun je altijd selecties maken van leveranciers die voldoen aan wet- en regelgeving en bij de criteria die jij belangrijk vindt.     

Schaalvoordelen - De leveranciersselectie brengt je relatiebestand in kaart. Dit leidt tot het verminderen van leveranciers. Dat betekent: minder contracten, minder inkoopfacturen, minder verklaringen. Dus: strategisch inkopen! Door deze schaalvoordelen kun je betere raamovereenkomsten afsluiten. 

Partnering - Inzicht krijgen in de verklaringen en de positionering van je bedrijf (welke criteria / certificeringen vinden jullie belangrijk?) kan leiden tot een intensievere samenwerking met je leveranciers. Dit partnerschap kan leiden tot kostenreductie.

Of blijf je toch liever gaan voor die eenmalige project inkoopkorting die niet leidt tot structurele verbetering van bedrijfsresultaten op de langere termijn? Waarbij bovendien de overhead hoog blijft door de vastlegging van al die relaties, contracten, contractvoorwaarden, verklaringen enz.enz...

Conclusie
Door het centraal vastleggen van verklaringen in je ERP systeem wordt inkopen weer leuk! Je gaat hiermee met een hele nieuwe vooruitziende bril kijken naar al jullie leveranciers! Met Metacom (vanaf versie 9.2) heb je nu de kans om dit allemaal anders te gaan doen en je inkooporganisatie anders in te richten. Maak van die ‘wildgroei’ aan verklaringen c.q. leveranciers weer een keurig gesnoeide tuin ‘relatiebestand’ in het voorjaar zou ik zeggen.

related blogs

{relblog:rel-blog-en-title}

{relblog:rel-blog-en-title}

Wij publiceren regelmatig blogs, een mooi podium om onze gedachten achter software in de bouw te laten zien. Maar ook een mooi podium voor onze klant! Vandaag laten we Marcel Koelink van GP Groot infra & engineering aan het woord.

{relblog:rel-blog-en-title}

{relblog:rel-blog-en-title}

Enkele jaren geleden zijn de berichtenstandaarden van S@les in de Bouw gepubliceerd. Er worden echter nog maar mondjesmaat facturen of pakbonnen via deze standaard verstuurd. Dit is eigenlijk raar omdat er al jaren grote behoefte bestaat om eindelijk eens van alle bonnen en papierwerk af te zijn in het inkoopproces in de bouw. Maar waarom stapt iedereen dan niet ‘en masse’ over op dit digitale berichtenverkeer?

{relblog:rel-blog-en-title}

{relblog:rel-blog-en-title}

Een veelgehoorde constatering: “Leuk hoor die standaard berichten en standaard artikelen van S@les in de Bouw. Maar meer dan de helft van onze leveranties zijn unicaten. S@les in de Bouw heeft in het berichtenverkeer hier geen oplossing voor”.

Events

Webinar | Tips & tricks middelenplanning | Deel 2

We werken continu aan verbeteringen voor de middelenplanning in Metacom. Na een eerste webinar vol tips & tricks, staan we tijdens deze tweede webinar stil bij nog meer nieuwe ontwikkelingen én geven we je verdere handvatten om meer uit het gebruik van het planbord te halen.

Read more

case studies

Van Werven realiseert zelf procesinnovaties met Metacom Online

see the case study

news

Next 2018: dit gaan onze gastsprekers jou laten zien over digitaal bouwen

Digitaal bouwen: dat is waar Next 2018 om draait. Op dinsdag 13 november nemen verschillende specialisten en mensen uit de praktijk je mee in de mogelijkheden van digitaal bouwen. Digitalisering van het bouwproces leidt tot betere resultaten. Hoe? Dat laten we je zien met concrete voorbeelden uit de praktijk. De gastsprekers van Next 2018 vertellen het je zelf.

Read more