0527 61 47 67
Stuur ons een e-mail
Support
Aanmelden nieuwsbrief

naar overzicht

Waarom procesbeheersing op de bouwplaats niet optimaal is. En wat je hieraan kunt doen.

blog-procesbeheersing

Bouwprojecten zijn uniek. Omstandigheden kunnen sterk wisselen waardoor projecten anders lopen dan gepland. Snel inspelen op deze veranderingen is dus van cruciaal belang om projecten binnen de tijd en binnen budget te bouwen. De informatie waarop projecten worden aangestuurd is echter vaak niet compleet. Of komt te laat. Hierdoor is er van een juiste projectbeheersing helaas meestal geen sprake. In deze blog lees je wat de oorzaken hiervan zijn. En wat je hieraan kunt doen.

Oorzaak 1. (te) Late verwerking van registraties
Tijdens de uitvoering van een bouwproject vinden er dagelijks vele registraties plaats: denk bijvoorbeeld aan het aftekenen van ontvangstbonnen, het registreren van uren en het goedkeuren van facturen. Veel van deze registraties leggen uitvoerders nog op papier vast. Op een later moment wordt het papierwerk afgegeven op kantoor, waar de verschillende registraties vervolgens overgetypt en verwerkt worden voor betaling van  facturen, het salaris en het maken van rapportages.  

Omdat de administratieve verwerking in veel gevallen pas veel later plaatsvindt, ontbreekt het aan een actueel overzicht én inzicht wat er op een projectlocatie gebeurt. Bij calamiteiten wordt hierdoor pas (te) laat actie ondernomen. Dit leidt tot onverwachte kosten. De rapportages die worden gemaakt met gegevens die op de bouwplaats worden ingegegeven, verliezen zo snel hun waarde en dragen niet bij aan een optimale projectbeheersing.

Oorzaak 2. Wel digitaal, maar niet geautomatiseerd
Er wordt steeds vaker gegrepen naar spreadsheets of het gebruiken van verschillende apps, om een proces digitaal te maken. Zo verlopen de registraties niet meer op papier, maar zijn ze gedigitaliseerd. Het simpelweg digitaliseren van de handmatige, papieren processen is echter niet per se een betere of efficiëntere werkwijze. De manier van registreren verandert natuurlijk wel, maar de verwerkingstijd van de registraties blijft hetzelfde omdat het werkproces erachter niet geautomatiseerd is. Zo zullen er bijvoorbeeld nog allerlei handmatige acties verricht moeten worden om de gewerkte uren uit te kunnen betalen. Het verwerken en ingrijpen duurt daarom vaak net zo lang als bij de handgeschreven variant. Deze vorm van digitalisering draagt dan ook weinig bij aan het verschaffen van inzicht en overzicht, dat zo belangrijk is bij een goede projectbeheersing.

Oorzaak 3. Niet mobiel registreren
Verder hebben veel uitvoerders en ander personeel op de bouwplaats nog niet de mogelijkheid om via de smartphone of tablet informatie te bekijken en te registreren. Overzichten van bijvoorbeeld de gewerkte uren of producties zijn alleen te raadplegen vanaf een PC of laptop. Hierdoor is vaak niet de informatie bij de hand wanneer het nodig is. Doordat gegevens ook niet meteen geregistreerd kunnen worden, is er ook meer kans dat zaken vergeten worden of onjuist geregistreerd.

Wanneer er gewerkt wordt met een ERP systeem is het registreren van informatie een vervelende en lastige klus voor veel mensen: in tegenstelling tot een mobiele app, moeten er vele handelingen worden verricht om bij de juiste functionaliteit te komen. Door deze gebruikers drempel is er een risico dat informatie niet volledig en tijdig wordt aangeleverd.

Oorzaak 4. Werken met verschillende systemen
Veel van de administratieve registraties die op de bouwplaats plaatsvinden, lopen door verschillende systemen. Een overzicht van de dagnotities, contracten en alle interne en externe kosten zijn door de versnippering aan informatie, moeilijk te maken. Misschien lukt dit alleen de uitvoerder met veel kennis van Excel. Maar dan nog kost het veel moeite om informatie bij elkaar te brengen om een totaalbeeld te krijgen van een project in uitvoering.

Minder zichtbaar is bovendien dat je een procesrisico loopt. Doordat informatie van het ene naar het andere systeem gaat, is er een reële kans op informatieverlies. Dit betekent een mindere kwaliteit van de rapportages, of erger, een onjuist beeld van de werkelijkheid.    

Op naar een betere procesbeheersing
De huidige manier waarop informatie wordt geregistreerd én verwerkt moet dus beter. En het kan gelukkig ook beter. Nieuwe technieken stellen ons in staat om vanaf elk apparaat op elk moment informatie te bekijken en te registreren. Zonder veel moeite kunnen er vanaf een telefoon bijvoorbeeld uren of producties worden geregistreerd, facturen worden goedgekeurd en een dagboek worden bijgehouden. Wanneer deze geregistreerde informatie een onderdeel is van een geautomatiseerd werkproces, is informatie direct overal beschikbaar. Zo kunnen mensen op kantoor en op de bouwplaats veel sneller en betere rapportages maken. Hierdoor kan er direct worden ingegrepen wanneer nodig, wat enorm kan schelen in tijd en kosten. Als projecten op deze manier beter worden beheerst, is dat in grote mate bepalend voor het succes van je organisatie.

Ons Metacom Online platform is zo’n nieuwe techniek waarmee dit mogelijk is. Op dit platform is de bouwplaats package beschikbaar, waarmee bouwbedrijven direct aan de slag kunnen. Meer weten? Kijk dan hier.

gerelateerde blogs

Evenementen

workshopmetacomonline_klein.png

Workshop Metacom Online | modelleer zelf een bedrijfsproces

Wil je leren hoe je zelf papieren werkprocessen kunt digitaliseren of apps kunt bouwen? Je bent welkom bij deze workshop.

Lees verder

case studies

Digitale grondstromen registratie met Metacom Online

bekijk de case study

nieuws

raw-header

RAW 2020: moet ik updaten?

Elke vijf jaar wordt de RAW systematiek bijgewerkt conform wet- en regelgeving vanuit het CROW. Dit jaar gaat de RAW Standaard 2020 zijn intrede doen. Wat houdt dit in?

Lees verder