tracking_pixel
0527 61 47 67
Stuur ons een e-mail
Support
Aanmelden nieuwsbrief

naar overzicht

Vier oorzaken waardoor informatie vaak achterhaald is (en dit is de oplossing)

Blog-Informatiestromen_optimaliseren-small.jpg

In de bouw wordt elke dag een grote hoeveelheid informatie verwerkt. Op kantoor én op de bouwplaats: overal wordt informatie bekeken, gewijzigd en toegevoegd. In de meest ideale situatie is deze informatie altijd beschikbaar, correct en volledig. Maar in de praktijk zien we dat de informatieverwerking vaak helemaal niet zo soepel loopt. Er valt er nog een hoop te verbeteren.

Waarom is informatie vaak niet compleet?
Veel bouwbedrijven hebben informatiestromen die niet goed verlopen. Er zijn een aantal oorzaken aan te wijzen waardoor dit komt:

1. Tijdsdruk
De spoedklussen hebben prioriteit boven de normale werkzaamheden. Het gevolg? De dagelijkse administratieve werkzaamheden blijven vaak liggen. Denk bijvoorbeeld aan het registreren van uren, of afhandelen van werkbonnen. De administratie van een hele week wordt dan opgespaard en op één moment verwerkt. Hierdoor is informatie vaak niet actueel en volledig. Weet je namelijk op vrijdag nog, wat je maandag om 09:15 uur hebt gedaan?

2. Onduidelijkheden
Het is lang niet altijd duidelijk wie, wat, wanneer, welke informatie moet vastleggen. Daardoor komt het vaak voor dat noodzakelijke informatie niet op tijd wordt vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan het goedkeuren van een betaling van een levering. Wie heeft er besteld? Wie weet of het juiste is geleverd tegen de afgesproken condities? Door deze onduidelijkheden zijn er vaak nog vele telefoongesprekken en e-mails nodig om dit boven water te krijgen. Het gevolg: veel langere doorlooptijden van leveringen en betalingen dan strikt noodzakelijk is.

3. Niet de juiste software
Veel informatie kan niet worden vastgelegd in het administratieve (ERP) bedrijfssysteem. Het systeem heeft óf de functionaliteit niet, óf het sluit niet aan op het werkproces. Daarom wordt veel informatie vastgelegd in spreadsheets, op papier of in verschillende apps. Dit is een risico, want deze informatie is niet geïntegreerd met het ERP systeem. Hierdoor is deze waardevolle informatie vaak niet in te zien en niet te gebruiken door andere medewerkers. Dit heeft nadelige gevolgen voor de planning, projectbewaking en facturatie.

4. Geen overzicht
Als aanvulling op punt 3, zie je dat informatie over bijvoorbeeld opdrachtgevers en leveranciers binnen komen via e-mails, vergaderingen, telefoontjes, machines, ERP, CRM, etcetera. Er gaat veel tijd verloren om dit allemaal bij te houden. Bovendien is het een hele klus om informatie uit de verschillende systemen bij elkaar te brengen voor een volledig inzicht. Hierdoor wordt snel iets over het hoofd gezien. Bovendien is de kans op het maken van fouten en dubbelingen groter. Het is maar zeer de vraag of je wel naar actuele en correcte informatie zit te kijken.

 

Informatie stroomlijnen met Metacom Online
Gelukkig zijn er nieuwe technologieën en oplossingen beschikbaar waarmee je de genoemde problemen kunt oplossen. Ons Metacom Online platform is zo’n voorbeeld. Met dit platform kun je alle denkbare werkprocessen digitaliseren. Denk aan de urenverwerking, registreren van producties registreren en het goedkeuren van inkoopfacturen.

Omdat medewerkers vanaf elk apparaat informatie kunnen registreren en bekijken, leert de praktijk dat de administratie niet meer hoeft te worden opgespaard: in een paar klikken is informatie geregistreerd en direct te gebruiken op kantoor. Daarnaast is altijd inzichtelijk wie, wat, wanneer heeft vastgelegd. Verder heb je één gebruiksomgeving waarin je ontelbare registraties kunt doen. Je hoeft niet meer te werken met spreadsheets en andere systemen. Dit geeft veel meer gemak en overzicht.

Tot slot kun je Metacom Online eenvoudig integreren met andere systemen, bijvoorbeeld met Metacom, waardoor de informatie een onderdeel van het volledige werkproces is geworden. Ingediende uren zijn bijvoorbeeld de basis voor de facturatie en verloning. Met veel apps, en zeker bij spreadsheets, is dit niet het geval.

Papierloos werken, met altijd actuele en correcte informatie, is kortom met Metacom Online werkelijkheid geworden. Denk je eens in hoeveel jouw bedrijf daarmee kan besparen.

Lees hier meer over Metacom Online.

Evenementen

analytics1

Webinar | Maak kennis met Analytics in Metacom Online

Gedigitaliseerde processen in Metacom Online bevatten enorm veel data. Urenregistraties, werkbonnen, opdrachten: er wordt heel vast vastgelegd op dit platform. Om inzicht te krijgen in deze schat aan informatie wordt vaak een export gemaakt naar bijvoorbeeld Excel. Dit vergt echter nog een hoop werk en verliest gauw zijn actualiteit en betrouwbaarheid. Dat kan gelukkig veel eenvoudiger.

Lees verder

case studies

businesscase-tol-klein

Efficiënt werken door digitale urenregistratie in Metacom Online

bekijk de case study

nieuws

Nieuws-SimplerInvoicing_reloaded_1300x600_2.png

Het gemak van E-factureren: Metacom aangesloten op Simplerinvoicing

E-factureren is de toekomst: het is sneller, makkelijker en scheelt veel administratie. Tevens moeten overheidsorganisaties sinds 18 april 2019 elektronische facturen in Europees formaat kunnen ontvangen en verwerken. Hierdoor krijgen bedrijven het verzoek om de facturen richting de overheid via SimplerInvoicing aan te leveren. Metacom is aangesloten op Simplerinvoicing. Hiermee wordt een factuur digitaal naar de juiste overheidsinstantie verstuurd.

Lees verder