Uitdagingen omzetten in kansen? 5 redenen waarom je nu wilt automatiseren
Het nieuwe jaar is hier en nieuwe projecten steken de kop op. Het is tijd om de focus te leggen op je core business: het realiseren van projecten en het ontzorgen van de opdrachtgever. Je streeft naar efficiëntere processen, gemakkelijker werken en minder fouten. Een gestroomlijnd bouwproces waarmee het best mogelijke resultaat behaald kan worden. In de dagelijkse praktijk zien we echter nog veel handwerk: papier, apps en spreadsheets. Dit handwerk gaat het genoemde streven niet realiseren. Automatisering kan dit wel. Kortom, nu is de tijd om te investeren in digitalisering. In deze blog geven we 5 redenen waarom.
#1 Je wilt geen omzet mislopen
Wanneer je bestaande bedrijfsprocessen automatiseert, verbeter je de productiviteit en investeer je in efficiënter werken. Veel processen in de bouw worden gekenmerkt door de hoge mate van handmatig werk. De foutgevoeligheid hiervan wordt merkbaar in de productiviteit én in de omzet.
Een voorbeeld hiervan is ongeregistreerd meerwerk. Als een medewerker aan het eind van de week zijn weekstaat nog moet invullen, is de kans groot dat diegene de gemaakte meerwerkuren niet meer weet. Deze ontbrekende uren worden vervolgens ook niet ingevuld en gefactureerd. Stel dat dit, laag ingeschat, één uur ongeregistreerd meerwerk per week is, en je hebt vijftig medewerkers die werken op een projectlocatie. Een medewerker kost per uur zestig euro en is gemiddeld vijfenveertig weken per jaar aan het werk. Dit ongeregistreerde meerwerk kan je organisatie, wanneer het goed geregistreerd wordt, (1 uur x 60 euro x 50 medewerkers x 45 weken =) 135.000 euro per jaar meer aan omzet opleveren.
#2 Je wilt nu weten hoe het ervoor staat
In je portemonnee kun je het meteen zien als je geld hebt uitgegeven. Maar binnen je organisatie krijg je vaak pas aan het einde van de maand de cijfers. En dat terwijl je op ieder moment inzicht wilt hebben in de bedrijfs- en projectresultaten. Met inzicht kun je immers controle en invloed uitoefenen op de bedrijfsvoering. Maar al te vaak wordt te laat ontdekt dat de werkelijke kosten hoger uitvallen dan begroot. Wanneer hier geen goede afspraken over zijn gemaakt, liggen de financiële risico’s bij jou.
Maak er dus werk van dat op elk niveau in de organisatie gewerkt kan worden met een dashboard, waarin in één oogopslag is te zien wat de actuele en verwachte resultaten zijn. Het is met nieuwe technologieën mogelijk om informatie op elk gewenste manier te visualiseren, van strategische tot detailinformatie. Hiermee leg je een belangrijke basis om grip te houden op de bedrijfsvoering.
#3 Je wilt tijd en geld besparen door efficiënter te werken
Op de bouwplaats wordt nog veel gewerkt met papieren bonnen, spreadsheets en verschillende apps. Dit lijkt makkelijk om “even snel iets vast te leggen”, maar het probleem is dat geregistreerde informatie vaak een doel heeft. Denk het aan de verwerking van gewerkte uren ten behoeve van de facturatie of verloning.
Het gevolg hiervan is dat de registratie een lange doorlooptijd heeft: verschillende mensen hebben achteraf veel werk aan het (opnieuw) invoeren van diezelfde informatie. Om navraag te doen over die uren wordt bijvoorbeeld nog een telefoontje gepleegd. Voordat de geregistreerde uren eindelijk facturabel zijn ben je een hele tijd verder.
Bij een geautomatiseerd proces behaal je hier een enorme tijdswinst op. Met één druk op de knop kan een uitvoerder bijvoorbeeld zijn uren invullen en is dit gelijk binnen bij de administratie. En op die manier kun je als bouwbedrijf sneller factureren. Het digitaliseren én automatiseren van administratieve taken, kan dus veel tijd en dus geld besparen.
#4 Je wilt de focus van je medewerkers vasthouden
Repeterend werk, of regelmatig terugkerende taken, kun je automatiseren. Op deze manier creëer je meer tijd en ruimte voor je medewerkers om zich bezig te houden met meer uitdagende werkzaamheden. Een uitvoerder is bijvoorbeeld liever bezig met het project dan met het administratieve meerwerk eromheen.
#5 Je wilt de opdrachtgever centraal stellen
Als bouwbedrijf heb je te maken met opdrachtgevers die steeds veeleisender worden. Tegen een zo laag mogelijke prijs verwachten zij de hoogste kwaliteit, transparantie en uitgebreide service rondom projecten. Door te automatiseren kun je als bouwbedrijf de focus leggen op het ontzorgen van de opdrachtgever. Automatisering stelt je in staat om minder tijd kwijt te zijn aan administratieve taken. Met de juiste tools heb je tevens scherp inzicht in wat er speelt en kun je sneller anticiperen op behaalde resultaten en uitkomsten.
De sleutel naar slimmer werken
Automatisering biedt zoveel nieuwe mogelijkheden om het werk te vereenvoudigen en te verbeteren. Denk aan het automatisch calculeren en plannen op basis van een 3D model, dagelijks digitaal uren registreren vanaf een mobiel en realtime inzicht in de belangrijkste KPI’s om je organisatie te sturen. Met de juiste oplossingen kun je je processen efficiënter inrichten. Degene die de controle voert, dat ben jij. Daarom is het nù tijd om kritisch te kijken naar je organisatie, je processen en je IT. Welke uitdagingen ga jij omzetten in kansen?
