Strategisch sturen met BI en Metacom: KPI’s die ertoe doen 

KPI’s die het verschil maken
Wat deze sector onderscheidt van andere, is dat financiële KPI’s nooit los te zien zijn van de projectmatige realiteit. Het gaat niet om omzet of marge in abstracte zin, maar om de mate waarin projecten op schema liggen, materialen efficiënt worden ingezet en cashflows daadwerkelijk binnenkomen. Marges zijn pas geloofwaardig wanneer ze kunnen worden herleid naar actuele projectdata.

Een goed KPI-framework voor de bouw legt daarom nadruk op drie zaken: de kwaliteit van de marge per project, de liquiditeitspositie en het vermogen om risico’s vroeg te signaleren. Waar in de retail snelle rotatie van voorraden centraal staat, gaat het in de bouw vooral om het bewaken van langlopende verplichtingen en het voortdurend bijstellen van de voorspelling ten opzichte van het budget.

De rol van BI in KPI-sturing
Hier ligt de kracht van een geïntegreerde BI-oplossing. Door rechtstreeks te koppelen aan een ERP-systeem, zoals Metacom, ontstaat één centrale bron van waarheid. Alle afdelingen – van projectleiders tot controllers en CFO’s – kijken naar dezelfde indicatoren, alleen in de mate van detail die past bij hun rol. Dat schept vertrouwen, verkleint de kans op interpretatieverschillen en versnelt de besluitvorming.

Belangrijker nog: BI maakt het mogelijk om niet alleen naar gerealiseerde waarden te kijken, maar ook naar trends. Een afwijking in de verhouding tussen geplande en gerealiseerde uren wordt zichtbaar zodra de lijn begint af te buigen, niet pas maanden later. Controllers kunnen op die manier tijdig signaleren dat de marge onder druk staat, terwijl CFO’s inzicht krijgen in hoe dit de totale cashflow beïnvloedt.

Case Roelofs: vertrouwen door transparantie
De praktijk laat zien wat dit betekent. Bij Roelofs, een speler in infrastructuur, werd een BI-oplossing geïmplementeerd die direct liet zien wanneer er afwijkingen waren. Het effect was tweeledig: de betrouwbaarheid van de rapportages nam toe én er ontstond een cultuur waarin afwijkingen niet als fouten werden gezien, maar als signalen om sneller te reageren. Zoals Stephen Haverkamp – CFO - het samenvatte: “Zijn er afwijkingen, dan is dat direct zichtbaar, wat het vertrouwen in de rapporten vergroot.”

Van rapporteren naar sturen
Het belangrijkste inzicht voor CFO’s is dat KPI’s niet langer het sluitstuk zijn van de rapportagecyclus, maar het startpunt van strategische sturing. Een afwijking in cost-to-complete moet leiden tot heronderhandeling met leveranciers of herplanning van resources. Een verslechterende debiteurenpositie vraagt om direct gesprek met opdrachtgevers of banken. KPI’s krijgen zo een rol in de dagelijkse dialoog binnen de organisatie.

Aanbevelingen voor CFO’s en controllers
Om dit te bereiken, is het noodzakelijk KPI’s te gemeengoed te maken. Dat betekent dat definities eenduidig vastliggen en dat dezelfde cijfers in alle overleggen worden gebruikt. Daarnaast is het van belang KPI’s altijd in verband te brengen met hun voorspellende kracht. Een gerealiseerde marge is interessant, maar de trend in afwijkingen is waardevoller voor besluitvorming. Tenslotte moeten KPI’s actiegericht zijn. Een dashboard is pas nuttig als het de juiste vragen oproept: waar zit de afwijking, wie moet ingrijpen en welke keuze ligt voor? Bouw daarom bijvoorbeeld alerts in wanneer bepaalde marges worden overschreden. De verantwoordelijke collega kan direct actie ondernemen.

Door KPI’s via BI te verankeren, maken aannemers een transitie van terugkijken naar vooruitzien. CFO’s en controllers krijgen een radar die vroegtijdig waarschuwt en die financiële en operationele data met elkaar verbindt. Daarmee vergroten ze niet alleen hun grip op de prestaties, maar versterken ze ook de voorspelbaarheid en het vertrouwen richting opdrachtgevers, banken en aandeelhouders. In een sector waarin marges dun zijn en fouten duur, kan dat het verschil maken tussen overleven en groeien.

Dit is een gastblog van Peacock, onze partner voor de implementatie van dashboards met PowerBI