Samen met de klant de handen uit de mouwen! Wat is het leuk om te helpen.
Afgelopen week heb ik een workshop ‘Hoe neem jíj je mensen mee?’ mogen geven. Mijn eerste workshop in het kader van Aandacht voor Veranderen voor een klant. Dat was best even spannend kan ik je vertellen. Zo spannend dat ik zelfs even stiekem heb gehoopt dat de afspraak niet door zou gaan.
Rond de tafel
Maar met een gedegen voorbereiding ging het toch gebeuren. Deze klant is een grote organisatie met verschillende regio’s & vestigingen, die aan het begin staat van een groot verandertraject in omvang; voor alle medewerkers een nieuwe urenregistratie app in gebruik nemen. Met elkaar om de tafel zaten daarom: directieleden, ICT’ers, HR-manager, key-users (voornamelijk uitvoerders) en de controller. Een mooie samenstelling voor deze projectgroep. Zo tref je mensen over de hele linie van de organisatie; zowel de aansturing als mensen die dagelijks met de collega’s op de bouw samenwerken. De uitvoerders kennen hun pappenheimers en zo kun je met concrete voorbeelden uit de praktijk aan de slag.
Van onze kant waren de projectleider en consultant aangeschoven. Dat zij aanwezig zijn is ook erg waardevol voor het project want zij kennen de klant. En elke klant is anders en heeft zo zijn eigen behoeften en uitdagingen. Dit komt in een sessie als deze mooi naar voren en hierdoor kunnen onze projectleider en consultant(s) in deze implementatie meedenken en een goed passende oplossing leveren.
Theorie vs. praktijk
De projectgroepleden heb ik meegenomen in een stuk theorie omtrent veranderen en hoe belangrijk de factor mens hierin is. Ook heb ik tips en handvatten meegegeven uit onze 35 jaar lange praktijkervaring. Tussendoor hebben we door middel van oefeningen met elkaar gekeken naar de specifieke situatie bij de klant. O.a. naar de veranderingsbereidheid van de medewerkers en wat hierin de zorgen van de key-users zijn. Er was een mooie open dialoog tussen de werkvloer en het management. Er ontstonden allerlei creatieve ideeën over hoe het project naar de hele organisatie te communiceren en hoe de eindgebruikers, ieder op zijn eigen wijze, op te leiden. We hebben de workshop afgesloten met een persoonlijke lijst met acties in het kader Aandacht voor Veranderen.
Ideeën werkelijkheid maken
Al met al dus een hele geslaagde ochtend. De deelnemers vonden het een nuttige workshop en hebben het heel positief ervaren. Ze vonden met name de combinatie van theorie en praktijk heel waardevol en vonden dat de oefeningen echt aanzetten tot actie en goede ideeën.
Nu alleen nog zorgen dat de ideeën werkelijkheid worden. Want een valkuil van zo’n eenmalige workshop is dat de ideeën door de waan van de dag niet concreet worden gemaakt in de praktijk. Door dit onderwerp gezamenlijk te bespreken maak je hier ook gelijk een gezamenlijke verantwoordelijkheid van. En daarnaast gaan we het onderwerp ‘Het meenemen van je mensen’ op de agenda van de stuurgroep en projectgroep plaatsen. Zo borgen we dit belangrijke onderdeel van een implementatie ook in de projectaanpak.
Na de workshop reed ik met een grote grijns op mijn gezicht terug naar huis. Wat is het toch leuk om op deze manier klanten te helpen digitalisering tot een succes te maken. Ik ben blij dat de afspraak toch gewoon door is gegaan. Laat de volgende workshop maar komen; I’m ready for it!
