0527 61 47 67
Stuur ons een e-mail
Support
Aanmelden nieuwsbrief

naar overzicht

Aan de slag met digitaal factureren in Metacom

Voor het schrijven van deze blog werd ik geïnspireerd door het volgende bericht: ‘Voor startende ondernemingen is digitale facturatie geen issue, de facturen worden per definitie in pdf formaat toegezonden. Wil je een papieren factuur, dan betaal je een toeslag van EUR 1,-- per factuur.’

In de pers en Social Media wordt er veel over digitaal factureren geschreven. Regelmatig lees je dan ook verhalen over hoeveel geld je kunt besparen per factuur. Waarom dus wachten om er mee aan de slag te gaan? Het wordt namelijk de hoogste tijd!

Eisen
Veel bouwbedrijven krijgen (of hebben) steeds meer te maken met aangepaste inkoopvoorwaarden van hun leveranciers, waarin zij van je eisen dat je jouw factuur voortaan in één pdf bestand dient aan te leveren. Naast het pdf bestand moet het eveneens worden voorzien van een XML bestand in een specifiek formaat (bijv. UBL 2.0, INSBOU003), zodat de factuur automatisch kan worden ingelezen in het boekhoudsysteem. Naast leveranciers, verlangen ook steeds meer overheden dat bedrijven op deze manier te werk gaan.

Oplossingen
Hier is dus direct de uitdaging van digitaal factureren: opdrachtgevers stellen steeds weer hun eigen eisen voor het ontvangen van de factuur. Hoe krijg je het nu dus voor elkaar, dat de verschillende opdrachtgevers precies die factuur in pdf en XML ontvangen welke door hen wordt geëist? Hiervoor zijn onder andere de volgende oplossingen tot je beschikking:

Digipoort
De facturen die gestuurd worden aan overheden, dienen via het loket ‘Digipoort’ te worden aangeboden. Let op, hier zijn specifieke eisen van toepassing waarvoor een intermediair (service billing provider) noodzakelijk is. Zij zorgen dat de factuur aan de specifieke eisen van de overheid voldoet, zodat de factuur correct wordt afgeleverd en de betaling voorspoedig kan verlopen.

Bouwend Nederland
Via het S@les in de bouw platform van Bouwend Nederland kun je facturen aan bedrijven in de bouwketen afleveren. Dit platform doet meer dan alleen het afleveren van de digitale inkoopfactuur. Zo kun je ook de orderbevestiging en pakbon via dit stramien laten verlopen.

Metacom
Naast bovenstaande (benodigde) platformen, hebben we er nu voor gezorgd dat ook Metacom (vanaf release 9.1, servicepack 5), digitaal factureren ondersteunt. Dit gaat als volgt in zijn werk:

Per opdrachtgever (ontvanger) kan worden vastgelegd hoe zij de factuur willen ontvangen, en in welk XML formaat. Er kan worden ingericht of de ontvangers één pdf bestand willen ontvangen, of een samengevoegd bestand van factuur en bijlages. Vervolgens wordt vastgelegd, hoe de aflevering dient plaats te vinden. Dit kan nog steeds per briefpost, via een e-mail, of met behulp van de S@les Server (van Bouwintegratie.nl) die de aflevering automatisch voor je doet. De S@les Server kan ook facturen bij de intermediair afleveren, die zij vervolgens afleveren bij Digipoort.

Op het moment dat een factuur vervolgens op definitief wordt gezet, gaat het proces in werking die leidt tot de gewenste factuur in de aflevervorm zoals is ingericht.

Ook aan jou als ontvanger is gedacht. Hiervoor is de B2B module in Metacom uitgebreid met de mogelijkheid om digitale facturen, welke in verschillende XML formaten (mapping per formaat) worden aangeleverd, te kunnen importeren. Handig, wat zo behoort het handmatig inkloppen van factuurinformatie in Metacom tot het verleden.

Wij zijn er klaar voor. Jij ook?

gerelateerde blogs

Snel uw <b>Metacom</b>-processen <b>optimaliseren</b>?

Snel uw Metacom-processen optimaliseren?

Toen ik bijna 10 jaar geleden begon te werken bij VanMeijel was het werken met Metacom vooral heel erg administratief. In die tijd kreeg je de eerste smartphones, maar nog niet zoals we die nu kennen. Mobiel internet was er eigenlijk niet, hoogstens stuurde je een klein fotootje per MMS.

evenementen

Webinar | Tips & tricks middelenplanning

We werken continu aan verbeteringen voor de middelenplanning in Metacom. Tijdens deze webinar staan we stil bij nieuwe ontwikkelingen én geven we je tips & tricks om meer uit het gebruik van het planbord te halen.

Lees verder

case studies

Van Werven realiseert zelf procesinnovaties met Metacom Online

bekijk de case study

nieuws

De Klerk: van dubbel werk naar efficiënt werken met Metacom+ en Metacom Online

De Klerk Werkendam, een landelijke speler op de civiele markt met focus op Waterbouw & Staalconstructie, heeft gekozen om met Metacom+ aan de slag te gaan. Ook gaat de organisatie de urenregistratie en inkoop-ontvangstbon digitaliseren met het Metacom Online platform. Door op deze wijze te investeren in IT gaat De Klerk bouwen aan de toekomst: op weg naar structurele verbetering en grotere efficiëntie.

Lees verder