0527 61 47 67
Stuur ons een e-mail
Support
Aanmelden nieuwsbrief

naar overzicht

Nieuwe mogelijkheden in documentbeheer met MS Sharepoint

Nieuwemogelijkhedenheader.png

Ken je dat? Je bent op zoek naar een document, maar hebt geen idee waar je moet zoeken. Of een collega heeft de meest recente versie opgeslagen, maar is nét een weekje met vakantie. Kortom, documenten zijn gedecentraliseerd waardoor je achter de feiten aan blijft lopen. Om al deze informatie efficiënt in te richten en te beheren, wordt er vaak gebruikgemaakt van een DMS systeem. In deze blog vertel ik je hier graag meer over de nieuwe mogelijkheden in documentbeheer met Metacom & Microsoft Sharepoint.

Wat is DMS? 

Een Document Management Systeem (DMS) is een (online) platform waar documenten ordelijk worden opgeslagen. Denk hierbij aan documenten die door het ERP systeem worden gemaakt, maar ook daarbuiten, zoals: mailtjes, tekeningen, planningen, foto’s, etc. Met een DMS kun je snel de juiste informatie en documenten terugvinden. Hierdoor hoef je dus niet meer je hele mailbox of mappen door te spitten wanneer je op zoek bent naar een bepaald document. 

Standaard koppeling

Microsoft SharePoint is in Nederland het meest gebruikte Document Management Systeem (DMS). Alle bestanden komen hiermee veilig in de Cloud te staan, dit maakt het erg gemakkelijk om online en offline samen te werken.
 

Voorbeeld van de Sharepoint omgeving ingericht door GMI group. 

Gezien onze nieuwe strategie, willen wij een totaaloplossing kunnen bieden, zonder alle functionaliteit in Metacom te realiseren. Samen met GMI group als ‘preferred-partner’ hebben wij daarom een standaard koppeling* ontwikkeld tussen Metacom en Sharepoint. Deze koppeling maakt het mogelijk om de Sharepoint oplossing (met een standaard inrichting van GMI) te koppelen aan Metacom. 

Bestaande Sharepoint inrichting

Stel, je maakt al gebruik van Microsoft Sharepoint, bijvoorbeeld met een zelfstandig ontwikkelde inrichting of met een andere Sharepoint specialist dan GMI group. Hoe kun je hier dan gebruik van maken in combinatie met Metacom? 

Als je geen gebruik wilt maken van de standaard Sharepoint inrichting van GMI group, is dit ook mogelijk. Dit betreft een maatwerk traject, maar de koppeling zal dan wel grotendeels hergebruikt kunnen worden. Hiermee blijft de inspanning om de koppeling te realiseren dus beperkt. 

Wat kan je nog meer met MS Sharepoint? 

Microsoft SharePoint bevat veel functionaliteiten. Zo is het ook mogelijk om de standaard inrichting van GMI group zelf verder vorm te geven. Bestanden kun je via de smartphone of tablet bewerken en direct delen met collega’s. Hierdoor heb je altijd en overal toegang tot de nodige informatie. Andere mogelijkheden zijn: 

  • Breng data tot leven met zelf in te richten dashboards;
  • Deel eenvoudig documenten met externen;
  • Werk met tags voor een gestructureerd documentbeheer;
  • Gemakkelijk informatie delen met de hele organisatie;
  • etc. 

Wil jij ook gemakkelijker samenwerken in documenten en deze eenvoudig beheren? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag.  

*Deze koppeling maakt onderdeel uit van het Metacom+ abonnement.

gerelateerde blogs

Evenementen

Webinar_materieelverhuur_klein

Webinar | Materieelverhuur in Metacom: een optimaal proces

Materiaal en materieel zijn kostbare activa binnen jouw organisatie. Dit wil je goed kunnen beheren, om het zo optimaal mogelijk in te zetten. Waar is het, wat kost het, wat zijn de opbrengsten? Optimaliseer daarom je materieelverhuur proces met Metacom.

Lees verder

case studies

Weverling gaat voor een optimale bedrijfsvoering met Metacom

bekijk de case study

nieuws

Recyclepro.artikel_(1)_.png

Veelzijdig familiebedrijf zet in op papierloos werken

Ruim twaalf jaar geleden al zette Reko Raalte de eerste stappen om met behulp van software van VanMeijel interne processen verder te stroomlijnen. Het veelzijdige familiebedrijf maakt nu met diezelfde ICT-partner een verdere digitaliseringsslag en kan op bijna alle afdelingen volledig papierloos werken.

Lees verder