Minimaliseer bedrijfsgrenzen met IFA Online
“Niemand is een eiland door zichzelf omsloten”, zo dichtte John Donne in de zeventiende eeuw. Een universele waarheid die niet alleen geldt voor mensen, maar ook voor organisaties, zoals bouwbedrijven. Ook bouwbedrijven staan nooit op zichzelf, er zijn altijd en op elk niveau verbindingen met opdrachtgevers, leveranciers en overheidsinstanties. Zo heeft bijvoorbeeld de crediteurenadministratie te maken met crediteuren die willen weten wat de status is van hun openstaande inkoopfacturen. Wij hebben een oplossing die hierbij helpt: IFA Online.
Een stap verder met IFA Online
Nog niet zo lang geleden was het gebruikelijk voor crediteuren om via telefoon of e-mail vragen te stellen over de status van hun inkoopfacturen. Op zoek naar de antwoorden gingen crediteurenadministrateurs in de eigen organisatie op zoek naar de gevraagde informatie, waarna ze het antwoord terug meldden via telefoon of e-mail. Dit was bewerkelijk, foutgevoelig en traag.
Vandaag kan de crediteurenadministrateur in IFA Online, met de leverancier aan de telefoon, direct de gevraagde informatie opzoeken en doorgeven. IFA Online is een oplossing waarmee de weg naar betaling van een factuur een gestroomlijnd proces wordt. Alle binnenkomende facturen worden ingelezen en digitaal gemaakt. Op basis van de fiattering komen de facturen bij de juiste persoon terecht ter goedkeuring.
Het direct kunnen opzoeken en doorgeven van de gevraagde informatie is al een flinke stap voorwaarts, maar IFA Online gaat nog een stap verder. Door geselecteerde contactpersonen van de crediteur zelf toegang te geven tot IFA Online, kunnen deze externe contactpersonen direct en realtime de eigen inkoopfacturen bekijken. Hiermee behoren vragen over de status van inkoopfacturen helemaal tot het verleden.
Meer transparantie, minder werkdruk
Hoe het werkt? Heel eenvoudig. Je hoeft alleen maar aan te geven welke contactpersonen van een crediteur toegang hebben tot IFA Online, en dan, met de spreekwoordelijke druk op de knop, hebben deze contactpersonen inzage in hun eigen verstuurde inkoopfacturen. Uiteraard zien ze alleen hun eigen inkoopfacturen, want door de permissiestructuur van IFA Online worden inkoopfacturen van andere crediteuren volledig afgeschermd, net als interne procesgegevens.
Op deze wijze is met een paar muisklikken een veilige toegang te realiseren voor gebruikers uit andere organisaties, waarmee de transparantie wordt verhoogd en de werkdruk voor de crediteurenadministratie wordt verlaagd.
Lagere kosten
Natuurlijk ben je niet verplicht om contactpersonen bij crediteuren toegang te verstrekken tot IFA Online. Het is een handige optie, maar het is niet verplicht om deze te gebruiken. Je kunt zelf beslissen of je deze functie wilt gebruiken en zo ja, bij welke crediteuren je van deze functie gebruik wilt maken. Eventueel kun je de toegang tot IFA Online ook weer verwijderen, als je dat wilt. Zo bevat IFA Online nog veel meer slimme functies waarmee je tijd en kosten bespaart en bedrijfsgrenzen slecht.
