0527 61 47 67
Stuur ons een e-mail
Support
Aanmelden nieuwsbrief

naar overzicht

Drie dingen die je moet weten over CRM

Om meer inzicht te krijgen in je opdrachtgevers wordt veelal een CRM systeem gebruikt. Ben je als organisatie van plan om met CRM te gaan werken? Of sluit je huidige systeem niet goed aan op de manier zoals de commerciële afdeling graag wil werken? Dan zijn er drie dingen die je moet weten voordat je met CRM aan de slag gaat.

1. Zorg voor één geïntegreerd relatiebestand
Het lijkt vaak zo mooi. Wanneer een CRM oplossing wordt geïmplementeerd, wordt in de regel het relatiebestand uit een ERP systeem geëxporteerd en vervolgens geïmporteerd in het CRM systeem. Alle NAW gegevens van opdrachtgevers en contactpersonen zit zo ook in je CRM systeem. Handig toch?

Op het eerste oog lijkt dit inderdaad zo. Maar wanneer je gebruik gaat maken van het CRM systeem wordt je bij het aanmaken of wijzigingen van een opdrachtgever al direct geconfronteerd met het feit dat je met twee systemen te maken hebt. Je hebt immers ook nog het ERP systeem met een relatiebestand die voor andere doeleinden belangrijk is. Ga je de wijziging in beide systemen verwerken? Dat kun je natuurlijk doen. In de praktijk zal dit echter niet werken. Uit eigen ervaring kan ik zeggen dat na één jaar het verschil tussen de relatiegegevens van het ERP- en CRM systeem zo groot is, dat je niet meer goed weet op welk systeem je kunt vertrouwen.

Zorg er dus voor dat de relatiebestanden van een CRM en ERP systeem met elkaar geïntegreerd worden. Een wijziging in het ene systeem, wordt dan direct automatisch verwerkt in het andere systeem.  Alleen dan kun je altijd vertrouwen op de actualiteit van informatie over je opdrachtgevers.

2. Zorg ervoor dat alle informatie over een opdrachtgever centraal staat   
Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is dat in je bedrijf heel veel waardevolle informatie wordt vastgelegd over je opdrachtgevers. Ga maar na: alles over de projecten wordt bijgehouden door het bedrijfsbureau. De facturatie wordt verzorgd door de administratie. En de commerciële mensen kunnen ondere andere hun projecten pijplijn bijhouden in het CRM systeem. Er is dus heel veel informatie beschikbaar over je opdrachtgever. Informatie die echter versnipperd aanwezig is in je bedrijf. En bijna nooit volledig toegankelijk voor de commerciële mensen in je organisatie. Onderstaande afbeelding visualiseert de situatie.

Relatiegegevens versnipperd met CRM

Afbeelding: een versnipperd beeld van je opdrachtgever


De kans is groot dat wanneer een verkoper alle informatie boven tafel wil krijgen, hij of zij verschillende bronnen moet gaan raadplegen. Als de persoon er al in komt: veelal zijn deze bronnen of delen ervan afgeschermd voor mensen die buiten de afdeling vallen. Mocht je overal toegang tot hebben, dan is het alsnog bijna onbegonnen werk: het kost je veel tijd om alle informatie bij elkaar te krijgen.

Relatiegegevens centraal met bouw CRM portal metacom+

De meest ideale situatie is dat alle vastgelegde informatie over opdrachtgevers wordt gecentraliseerd. Dus dat je vanaf één plek direct inzicht hebt in de contactgegevens, de projecten pijplijn, verslagen, projecten, documenten, openstaande posten, etc. Zie afbeelding hiernaast. Naast dat het nu veel minder tijd kost om aan informatie te komen, geeft het heel veel waardevolle inzicht. Wil je bijvoorbeeld wel een traject starten bij een opdrachtgever waarbij je direct kunt zien dat er veel facturen nog niet betaald zijn?


3. Zorg ervoor dat het systeem aansluit met de praktijk
Wanneer een CRM systeem wordt geïmplementeerd ontstaat vaak de reflex om, bovenop de standaard velden die al aanwezig zijn, veel extra velden toe te voegen waarin informatie kan worden vastgelegd. Naast het feit dat veel schermen zo erg onoverzichtelijk worden met de wir-war aan velden, worden de meeste velden in de praktijk bijna nooit gebruikt. Ook de uitgedachte workflow’s blijken vaak niet optimaal te werken. Wat in theorie nog zo mooi leek, is in de praktijk vaak omslachtig. En zorgt voor frustratie. In het ergste geval wordt een systeem hierdoor niet meer gebruikt.

Hoe dit te voorkomen? Zorg ervoor dat je met een platform werkt die je zelf continu kunt aanpassen aan interne en externe veranderingen. Met de nadruk op zelf: dus geen programmeerwerk door een softwareleverancier, maar zelf processen en velden modelleren. Hoe eenvoudiger dit gaat, hoe beter je commerciële organisatie wordt ondersteund. Wil je inzicht krijgen in de kredietwaardigheid van een opdrachtgever? Maak een nieuw veld aan waarin je de kredietscore kunt zetten. Wordt een bepaald veld, zoals de geboortedatum van een contactpersoon, niet gebruikt? Verwijder het veld dan. Of wil je dat iemand een notificatie via de e-mail krijgt van een toegewezen actie? Maak een workflow.

Wanneer bovenstaande mogelijk is, zul je zien dat je er een systeem ontstaat die volledig aansluit bij de gewenste manier van werken. 

Aan de slag met CRM of advies nodig? 
Sinds een jaar hebben wij, als onderdeel van Metacom+, een portal platform beschikbaar. Hiermee hebben wij onder andere een opdrachtgevers portal template gemaakt. Deze portal bevat naast de benodige CRM functionaliteit, alle componenten die veel meer inzicht geeft in je opdrachtgevers: denk aan openstaande posten, projectinformatie, omzet, in- en uitgaande correspondentie. Alle informatie is centraal vanaf één plek online beschikbaar. Verder is de portal volledig geïntegreerd met Metacom. Een wijziging bij een opdrachtgever wordt direct ook doorgevoerd in Metacom. En vice versa. Tot slot kun je de portal volledig naar je hand zetten: velden of workflow's toevoegen, verwijderen of anders indelen is erg eenvoudig. 

Wil je meer informatie of uitleg krijgen over het gebruik van deze opdrachtgevers portal? Of over CRM in zijn algemeenheid? Neem dan contact met mij op via de contactformulier op de website of met je accountmanager! Wij helpen je graag.

evenementen

Webinar | Tips & tricks middelenplanning

We werken continu aan verbeteringen voor de middelenplanning in Metacom. Tijdens deze webinar staan we stil bij nieuwe ontwikkelingen én geven we je tips & tricks om meer uit het gebruik van het planbord te halen.

Lees verder

case studies

Van Werven realiseert zelf procesinnovaties met Metacom Online

bekijk de case study

nieuws

De Klerk: van dubbel werk naar efficiënt werken met Metacom+ en Metacom Online

De Klerk Werkendam, een landelijke speler op de civiele markt met focus op Waterbouw & Staalconstructie, heeft gekozen om met Metacom+ aan de slag te gaan. Ook gaat de organisatie de urenregistratie en inkoop-ontvangstbon digitaliseren met het Metacom Online platform. Door op deze wijze te investeren in IT gaat De Klerk bouwen aan de toekomst: op weg naar structurele verbetering en grotere efficiëntie.

Lees verder