0527 61 47 67
Stuur ons een e-mail
Support
Aanmelden nieuwsbrief

naar overzicht

Digitaal factureren | Gastblog GP Groot infra & engineering

Wij publiceren regelmatig blogs, een mooi podium om onze gedachten achter software in de bouw te laten zien. Maar ook een mooi podium voor onze klant! Vandaag laten we Marcel Koelink van GP Groot infra & engineering aan het woord.

Fase 1: Xtractor
In 2008 zijn wij bij GP Groot infra & engineering gestart met het in gebruik nemen van Xtractor software en Corsa Document Managementsysteem (DMS) van leverancier BCT, welke compleet zijn geïntegreerd met Metacom.

In die tijd waren wij bijzonder blij dat wij alle binnenkomende fysieke inkoopfacturen standaard digitaal in Metacom hadden staan. De voordelen die dit opleverde waren uiteraard dat elke factuur op zeer veel plaatsen oproepbaar was in Metacom en dat er vanaf toen géén enkele fysieke factuur het administratiekantoor meer verliet. Daarnaast konden wij middels e-mailnotificatie gebruikers eventueel vragen stellen inzake een factuur, inclusief het daarbij meegeleverde plaatje van de factuur in pdf.

Voor het zover was gingen er wel behoorlijk wat werkzaamheden voor de administratie aan vooraf. Bijvoorbeeld het openen van enveloppen, post splitsen per bedrijfsonderdeel, blokstempel op de factuur voorzien van datum van binnenkomst (t.b.v. controle anti datering) en bedrijfsonderdeelnummer. Vervolgens werd de gang gemaakt naar de scanner en werd er per bedrijf een batch aangeleverd in .tiff-formaat, zodat de gebruiker dit per bedrijfsonderdeel met de Xtractor software kon importeren. Daarna exporteren en weer importeren in Metacom, waarna het nog gecontroleerd moest worden: ook hier kunnen door een gebruiker fouten gemaakt worden.

Vanaf 2012 zijn wij veel leveranciers gaan benaderen of zij de mogelijkheid hebben facturen digitaal in pdf formaat aan te leveren. Vele gaven hier toen al gehoor aan. Gevolg was alleen dat onze Xtractor software versie hier nog niet helemaal lekker mee om kon gaan, dus schaften we een nieuwere versie aan en probleem opgelost.

In 2014 ontvingen wij ca. 70% van onze facturen digitaal via de e-mail. Op dit moment staat de teller op 96%!

Fase 2: S@les in de Bouw facturen
Eind 2013 zijn wij dankbaar gebruik gaan maken van de mogelijkheid om binnen Metacom facturen volgens het zogenaamde insbou003 formaat te importeren.

In plaats van dat je met behulp van Xtractor software zelf een XML + pdf van een factuur maakt, exporteert naar Metacom en dit daar weer importeert, kun je in dit geval zonder deze handelingen in één keer facturen inlezen. Mits zij dit ondersteunen door zelf de XML en pdf aan te leveren per e-mail. Een ander zeer groot voordeel, het werkt foutloos.

Hier werd ik toen (vooral als oud-administrateur en applicatiebeheerder) al bijzonder blij van! Hoe meer leveranciers die dit zo kunnen, hoe liever. Vooral grote leveranciers van pvc en betonwaren ondersteunen dit formaat al geruime tijd, en laten we daar in onze branche nu veel facturen van ontvangen op jaarbasis! Het aantal leveranciers welke dit formaat kunnen aanleveren is de laatste jaren behoorlijk toegenomen (o.a. verhuurders van bouwmaterialen, reprobedrijven en een voor ons werkend laboratorium).

Fase 3: Digitale inkoopfactuur 3.0
Verleden jaar werd ik door de zeer bevlogen Jan Uffels, werkend bij Van Meijel Automatisering, benaderd of ik bereid was om mee te werken aan een pilot ‘Digitaal factureren Metacom’. Dit betrof zowel de inkoopfacturen als ook de verkoopfacturen. Verkoopfacturen pasten wij ook al toe, maar dan met de zeer gewenste merge-optie ( factuur + bijlagen in één bestand versturen per mail). En met betrekking tot de inkoopfacturen niet alleen de import van S@les in de Bouw formaat facturen, maar ook de andere gestandaardiseerde formaten waar heel veel niet bouw gerelateerde leveranciers mee werken. Dit was natuurlijk een retorische vraag van hem aangezien wij elkaar al langer dan 20 jaar kennen en een gelijke bevlogenheid delen waar het gaat om doeltreffend automatiseren.

Na een periode van behoorlijk wat technische uitdagingen, testen en beproevingen op het gebied van geduld is het voor elkaar gekomen. Zowel de inkoop- als verkoopfacturen doelstellingen zijn bereikt en beide toepassingen zijn bij ons in productie genomen en uiteraard ook voor andere klanten beschikbaar gekomen.

Wat hebben deze inspanningen, alleen al op gebied van de inkoopfacturen, ons opgeleverd?
Wij kunnen nu facturen met de gestandaardiseerde formaten insbou003, bou002, UBL2.0 en UBL2.1 in één handeling importeren. In ons geval betekent dit dat wij op dit moment 29% van ons totaal van inkoopfacturen op deze wijze kunnen verwerken. Aangezien wij binnenkort van onze allergrootste leverancier met betrekking tot het aantal inkoopfacturen, de facturen ook kunnen importeren gaat dit percentage naar de ca. 35-37%!

Mede door de investering vorig jaar in de inkoopfactuurafhandeling software OE BPM heeft dit bij ons geresulteerd in een besparing van 1 fte. op de administratie.

Om af te sluiten met een spreuk: “Het lijkt altijd onmogelijk, totdat het gedaan is”.

gerelateerde blogs

Aan de slag met <b>digitaal</b> <b>factureren</b> in Metacom

Aan de slag met digitaal factureren in Metacom

Voor het schrijven van deze blog werd ik geïnspireerd door het volgende bericht: ‘Voor startende ondernemingen is digitale facturatie geen issue, de facturen worden per definitie in pdf formaat toegezonden. Wil je een papieren factuur, dan betaal je een toeslag van EUR 1,-- per factuur.’

<b>S@les in de Bouw</b>: de kip en het ei

S@les in de Bouw: de kip en het ei

Enkele jaren geleden zijn de berichtenstandaarden van S@les in de Bouw gepubliceerd. Er worden echter nog maar mondjesmaat facturen of pakbonnen via deze standaard verstuurd. Dit is eigenlijk raar omdat er al jaren grote behoefte bestaat om eindelijk eens van alle bonnen en papierwerk af te zijn in het inkoopproces in de bouw. Maar waarom stapt iedereen dan niet ‘en masse’ over op dit digitale berichtenverkeer?

<b>S@les in de bouw standaard?</b> Maar ik krijg alleen maar maatwerk artikelen!

S@les in de bouw standaard? Maar ik krijg alleen maar maatwerk artikelen!

Een veelgehoorde constatering: “Leuk hoor die standaard berichten en standaard artikelen van S@les in de Bouw. Maar meer dan de helft van onze leveranties zijn unicaten. S@les in de Bouw heeft in het berichtenverkeer hier geen oplossing voor”.

Evenementen

Webinar | Voorbereidingen voor calculeren op basis van een 3D model

In de eerdere webinar over de toepassingsmogelijkheden van een BIM-model en calculeren, hebben we aangegeven dat de werkmethode bepaald hoe je tot een calculatie komt. Maar wat is er nodig om een goede werkmethoden bibliotheek op te zetten?

Lees verder

case studies

Van Werven realiseert zelf procesinnovaties met Metacom Online

bekijk de case study

nieuws

Jaarafsluiting in Metacom: deze instructievideo’s helpen je op weg

Het lijkt nog ver weg, maar het einde van 2018 komt al bijna in zicht. Dat betekent dat het financiële boekjaar weer afgesloten kan worden en het tijd wordt om het nieuwe boekjaar te openen. Omdat dit handelingen zijn die je maar één keer per jaar doet, zien we dat dit vaak vragen oproept: hoe doe je dat ook alweer? Daarom hebben we een reeks instructievideo’s opgenomen, om jou te helpen met de jaarafsluiting in Metacom. In deze video’s laten we je zien hoe je het systeem klaar maakt voor het einde van het jaar en het begin van een nieuw jaar.

Lees verder