Savvion    Werkprocessen beter onder controle

Binnenkomende facturen worden vrijwel altijd gekopieerd met het verzoek deze te accorderen. De gevolgen zijn dat het lang duurt alvorens een factuur het hele proces heeft doorlopen. Hier zijn veel kosten mee gemoeid. Daarnaast is het vrijwel onmogelijk te achterhalen bij wie de factuur in behandeling is, wat de status is en wie de factuur nog moeten fiatteren. Er is tijdverlies en de kans op fouten neemt toe. Met onze BPM oplossing behoren deze zaken tot het verleden.

Door het proces van de inkoopfactuurafhandeling volledig te automatiseren, gebeurt de afhandeling automatisch, stapsgewijs en parallel met de factuur in digitale vorm. Het is nu altijd duidelijk wat de status van een factuur is. De factuur hoeft slechts éénmaal te worden ingescand en het fiatteren hiervan kan in een webportaal of via e-mail worden afgehandeld. Een tijdsbesparing van minimaal 20% is snel gerealiseerd.

Zodra een factuur per post wordt ontvangen, wordt deze gescand. Er wordt een PDF gegenereerd waarna een import volgt naar Metacom. Vanaf dit moment start het goedkeuringsproces. De factuur wordt in een vooraf gedefinieerde volgorde naar de betrokken personen in het fiatteringproces verzonden. De juiste persoon wordt automatisch geselecteerd en geïnformeerd. Na de goedkeuring volgt de afronding van het proces door de factuur betaalbaar te stellen. De financiële afhandeling kan daarna in Metacom zonder tussenkomst van derden plaatsvinden.

In de ‘Process Portal’ is altijd traceerbaar waar de facturen zich in het proces bevinden. Zo kunnen de looptijd, afwijkingen en vertragingen van het afhandelingsproces direct gesignaleerd en aangestuurd worden. Door dit mechanisme is een procesverbetering snel gerealiseerd.

Op eenvoudige wijze kan de persoon zijn of haar fiattering afgeven en indien gewenst aanvullende notities toevoegen. Deze notities kunnen ook als verplichting worden opgenomen. Er zijn geavanceerde mogelijkheden om de routing af te laten hangen van zelf gedefinieerde regels. Zo kan bijvoorbeeld worden besloten dat een factuur die een zeker bedrag overschrijdt tenminste door één directielid moet worden behandeld.

De fiattering van inkoopfacturen is een vooraf ingericht proces die als “gereedproduct” wordt geïnstalleerd. Belangrijke voordelen hiervan zijn dat de investering vooraf vaststaat, risico’s worden gereduceerd en het proces binnen 7 dagen wordt geïmplementeerd. Deze standaard oplossing bestaat uit:

- Scannen en herkennen van inkoopfacturen
- Workflow voor fiattering en afhandeling van inkoopfacturen
- Integratie met Metacom
- Implementatie
- Opleiding
- Documentatie

Bij het basisproces worden enkele proceswijzingen doorgevoerd. De afwijking ten opzichte van het standaard proces zit hem in het feit dat de proces logica van klant tot klant kan verschillen. Een VanMeijel Business consultant zal kijken welke wensen en veranderingen doorgevoerd kunnen worden. Er is meer implementatietijd gemoeid met een basisproces dan bij een standaard proces.